Căn cứ pháp lý

  • Luật Doanh nghiệp 2020; 
  • Nghị định 99/2016/NĐ-CP; 
  • Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

1. Văn phòng đại diện là gì?

Căn cứ Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 thì: 

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Chủ thể thành lập văn phòng đại diện

Cũng giống như chi nhánh và địa điểm kinh doanh, theo pháp luật hiện hành thì tất cả các doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đều có thể tiến hành thành lập văn phòng đại diện theo thủ tục luật định.

Ngoài ra thương nhân nước ngoài cũng có quyền thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, bạn có thể tìm hiểu kĩ hơn thông qua bài thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài của Luật Sư VCT.

3. Mã số thuế của văn phòng đại diện

Khi thành lập văn phòng đại diện, văn phòng đại diện sẽ được cấp mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế của văn phòng đại diện. 

4. Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện

Vì văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh nên khi làm hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, hồ sơ về việc thành lập văn phòng đại diện không được ghi ngành nghề kinh doanh mà phải ghi là “nội dung hoạt động”.

5. Tên của văn phòng đại diện

Việc chọn tên cho văn phòng đại diện cũng chịu sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp năm 2020 và các văn bản hướng dẫn có liên quan. 

– Căn cứ Điều 40 Luật Doanh nghiệp năm 2020;

– Căn cứ Điều 20 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, tên của văn phòng đại diện được quy định, như sau:

– Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

– Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

– Ngoài tên bằng tiếng Việt, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.

– Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

– Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. 

6. Địa điểm thành lập văn phòng đại diện

Địa chỉ đăng ký thành lập văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam phải có đầy đủ các đơn vị hành chính sau:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn

Xã/phường/thị trấn

Quận/huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh

Tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương

Ngoài ra, địa chỉ đặt văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).

7. Người đứng đầu của văn phòng đại diện

Người đứng đầu văn phòng đại diện là cá nhân có đầy đủ năng lực hành vi dân sự được Doanh nghiệp bổ nhiệm, có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người khác.

8. Việc ký hợp đồng của Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có chức năng đại diện theo ủy quyền của công ty, không có chức năng kinh doanh. Do đó người đứng đầu phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….

Việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.

9. Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện

Căn cứ Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh như sau:

“1. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

  1. Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:
  2. a) Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
  3. b) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
  4. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
  5. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
  6. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp thông báo địa điểm kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.
  7. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”

Như vậy, theo quy định trên thì hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp, cụ thể như sau: 

9.1 Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp tư nhân

Hồ sơ: 

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (Theo mẫu quy định tại phụ lục II-7 ban hành theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).

– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện (không quá 6 tháng).

– Văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).

9.2 Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của Công ty TNHH 1 thành viên

Hồ sơ: 

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (mẫu quy định tại phụ lục II-7 ban hành theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).

– Nghị quyết/quyết định của chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện.

– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện (không quá 6 tháng).

– Văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).

9.3 Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của Công ty TNHH 2 thành viên trở lên

Hồ sơ: 

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (Theo mẫu quy định tại phụ lục II-7 ban hành theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).

– Nghị quyết/quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc thành lập văn phòng đại diện.

– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện (không quá 6 tháng).

– Văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).

9.4 Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của Công ty cổ phần

Hồ sơ: 

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (Theo mẫu quy định tại phụ lục II-7 ban hành theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).

– Nghị quyết/quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị công ty cổ phần về việc thành lập văn phòng đại diện.

Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện (không quá 6 tháng).

– Văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).

9.5 Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của Công ty hợp danh

Hồ sơ: 

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (mẫu quy định tại phụ lục II-7 ban hành theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).

– Nghị quyết/quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện.

– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện (không quá 6 tháng).

– Văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của người được ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).

10. Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện

Sau khi thành lập văn phòng đại diện, người đại diện công ty cần thực hiện những thủ tục như sau:

10.1 Khắc dấu văn phòng đại diện

Căn cứ Khoản 12 Điều 8 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý con dấu thì văn phòng đại diện được quyền sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng.

Căn cứ Khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của văn phòng đại diện. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do văn phòng đại diện có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Hiện nay văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu theo quyết định của doanh nghiệp để thuận tiện hơn trong quá trình hoạt động của mình. Khi doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện thì việc sử dụng con dấu do doanh nghiệp có quyền tự định đoạt việc văn phòng đại diện đó có sử dụng con dấu hay không tùy theo nhu cầu hoạt động.

10.2 Nộp thuế

– Đối với lệ phí môn bài:

Theo quy định thì trường hợp đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài. Ngược lại đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp không có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài. Doanh nghiệp cần làm công văn cam kết gửi cơ quan thuế quản lý.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020 thì văn phòng đại diện không được hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó, văn phòng đại diện không phải nộp lệ phí môn bài.

– Đối với thuế giá trị gia tăng:

Nếu Văn phòng không trực tiếp bán hàng, không phát sinh doanh thu thì công ty kê khai tập trung tại trụ sở chính. Các hóa đơn đầu vào liên quan đến chi phí hoạt động của văn phòng đại diện (mang tên, mã số thuế của văn phòng đại diện) thì công ty được kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào nếu đáp ứng các điều kiện về khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo quy định.

– Đối với thuế thu nhập cá nhân:

Nếu doanh nghiệp trực tiếp ký hợp đồng lao động và chi trả lương cho người lao động làm việc tại văn phòng đại diện thì doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ, kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân tập trung tại doanh nghiệp. 

Trường hợp văn phòng đại diện trực tiếp chi trả lương cho người lao động thì văn phòng đại diện phải thực hiện đăng ký thuế, khấu trừ, kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý văn phòng đại diện.

10.3 Treo biển cho văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện cần được treo biển tại trụ sở văn phòng đại diện. Biển hiệu của văn phòng đại diện cần đầy đủ những thông tin, như sau:

  • Tên của văn phòng đại diện.
  • Địa chỉ của văn phòng đại diện;
  • Cơ quan chủ quản của văn phòng đại diện;
  • Mã số thuế của văn phòng đại diện.

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Luật sư VCT, về THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN? bạn vui lòng liên hệ chúng tôi qua thông tin sau đây: 

CÔNG TY LUẬT TNHH PHÁP LÝ AV BÌNH DƯƠNG [LUẬT SƯ VCT]

Dịch vụ tư vấn thành lập doanh nghiệp