Chúng ta thường  nghe cụm từ “hợp pháp hóa lãnh sự” ở đâu đó qua bất kỳ một kênh thông tin nào đó và gắn liền với các hoạt động  liên quan đến nước ngoài của người Việt Nam. Lý do cho việc gia tăng này là do nhu cầu xuất khẩu lao động, du học, tuyển dụng lao động nước ngoài, v.v. ngày càng tăng. Vậy hãy cùng Luật sư VCT tìm hiểu về khái niệm này và các thủ tục của nó qua bài viết sau đây.

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP), “hợp pháp hóa lãnh sự” được giải thích là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính, trong đó cơ quan có thẩm quyền Cơ quan này có thể là:

• Tại Việt Nam:
  • Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam,
  • Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, hoặc
• Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.

Hiện nay, rất nhiều thủ tục hành chính tại Việt Nam yêu cầu hồ sơ cấp tại nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:

• Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài,
• Đăng ký kết hôn với người nước ngoài tại Việt Nam,
• Hoàn thiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam,
• Người nước ngoài xin nhận con nuôi tại Việt Nam,
• Người nước ngoài đăng ký hộ tịch tại Việt Nam,

2. Chứng nhận lãnh sự là gì?

Ngoài việc hợp pháp hóa lãnh sự thì chúng tôi cũng cung cấp thêm thông tin về việc chứng nhận lãnh sự như sau.

Theo Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự:

“Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự cũng chính là cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam như đã đề cập ở trên.

Hiện nay, cũng có rất nhiều thủ tục hành chính cần phải chứng nhận lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam, bao gồm:

• Xin việc tại nước ngoài,
• Xin định cư tại nước ngoài,
• Đăng ký kết hôn với người nước ngoài tại nước ngoài,
• Xin nhập tịch nước ngoài,
• …..

3.Giấy tờ thường được hợp pháp hóa lãnh sự

Trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, thì các giấy tờ sau là các giấy tờ thường cần hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự để sử dụng tại nước không phải là nước cấp:

• Bằng cấp và chứng chỉ;
• Lý lịch tư pháp;
• Đăng ký kết hôn;
• Giấy khám sức khỏe,
• ……

Lưu ý: Có những giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nếu:

• Bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật;
• Giả mạo theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền hoặc được lập, cấp, chứng nhận sai, không đúng thẩm quyền, bị làm giả theo kết quả trả lời, xác minh của cơ quan lập, cấp, chứng nhận giấy tờ, tài liệu hoặc cơ quan quản lý nhà nước cấp trên của cơ quan lập, cấp, chứng nhận giấy tờ, tài liệu;
• Có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đối với giấy tờ tài liệu không phải bản điện tử (trừ trường hợp đáp ứng quy định của pháp luật liên quan);
• Có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam;
• Bản điện tử của giấy tờ tài liệu không có chữ ký số của cơ quan, người có thẩm quyền, không bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ theo các quy định về giao dịch điện tử, chữ ký số và văn bản điện tử.

4. Phí hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Mức lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự là 30.000 đồng/lần. Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu là 5.000 đồng/lần.

Lưu ý:

• Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự được thu bằng đồng Việt Nam (VNĐ);
• Chi phí này mới chỉ là chi phí từ phía cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Nhưng để sử dụng giấy tờ, tài liệu đó ở Việt Nam/hoặc nước ngoài, thì bạn cần phải thêm chi phí chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao của nước đó. Phí này sẽ khác nhau tùy từng quốc gia.
• Các giấy tờ sau được miễn phí hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự:
  • Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại;
  • Được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;
  • Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
  • Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở cơ quan đó tự xác định được tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đó.

5. Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

Theo Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP), Điều 1 Thông tư số 01/2012/TT-BNG và Cổng thông tin điện tử về Công tác Lãnh sự của Bộ ngoại giao tại http://lanhsuvietnam.gov.vn, chúng ta có thể thấy được, các cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại nước ngoài hoặc chứng nhận lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam là:

• Cục Lãnh sự (Hà Nội) thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội
  • 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội
  • 024 3799 3125
• Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại TPHCM
  • Số 184 Bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
  • 028 3822 4224
• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài. Cơ quan này thường là Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.

6. Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng thực lãnh sự

Theo Khoản 5  và Khoản 6 Điều 11, Khoản 4 Điều 14 và Khoản 4 Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP), thời gian giải quyết yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng thực lãnh sự là:

• 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ (trường hợp hồ sơ có số lượng từ 01 đến 04 giấy tờ, tài liệu);
• Không quá 02 ngày làm việc (trường hợp hồ sơ có số lượng từ 05 đến 09 giấy tờ, tài liệu);
• Không quá 04 ngày làm việc (trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên);
• Có thể dài hơn nếu cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ., tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự.

Như vậy, thời gian hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu còn tùy thuộc vào số lượng cũng như tính chất của loại hồ sơ, tài liệu. Nhưng nhìn chung, thời gian này thường không quá 1 tuần làm việc.

Ngoài ra, bạn còn cần thời gian xin chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao của nước cấp (nếu là giấy tờ nước ngoài) hoặc tại nước sử dụng (nếu là giấy tờ cấp tại Việt Nam).

7. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự

Dưới đây là trọn bộ hồ sơ bạn cần chuẩn bị để hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự, được quy định cụ thể tại Điều 14 và Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP).

Khi nộp tại Cơ quan có thẩm quyền trong nước: 

• 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK;
• Bản chính hoặc bản sao giấy tờ tùy thân (Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản sao giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính. Giấy tờ này không cần phải chứng thực;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị đã được chứng nhận lãnh sự;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự;
• 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
• 01 bản gốc và 01 bản sao giấy tờ liên quan, tài liệu liên quan nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự;

Khi nộp tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

• 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK;
• Bản chính hoặc bản sao giấy tờ tùy thân (Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử hoặc giấy tờ tùy thân khác theo quy định của pháp luật sở tại) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản sao giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính. Giấy tờ này không cần phải chứng thực;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị đã được chứng nhận lãnh sự;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự;
• 01 bản gốc và 01 bản sao giấy tờ liên quan, tài liệu liên quan nếu cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự: giấy tờ có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.

8. Thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự trực tuyến: 

Trình tự thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự trực tuyến được quy định như sau:

Bước 1: Người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ trực tuyến theo cách thức sau:

Đăng nhập tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

Cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đăng tải bản điện tử giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Đối với hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, người đề nghị cần đăng tải kèm theo bản điện tử của bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên.

Bước 2: Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, người đề nghị được cấp 01 mã số hồ sơ thủ tục hành chính để theo dõi, tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ hoặc truy cập để hoàn thiện hồ sơ khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Người đề nghị có trách nhiệm lưu giữ, bảo đảm bí mật mã số hồ sơ thủ tục hành chính.

Bước 3: Ngay trong ngày làm việc, khi nhận được hồ sơ yêu cầu chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến, cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thực hiện kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.

• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa phù hợp thì yêu cầu người đề nghị bổ sung, hoàn thiện các giấy tờ cần thiết theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;
• Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì gửi ngay thông báo nộp phí cho người đề nghị qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người đề nghị hoặc chức năng gửi tin nhắn tới người đề nghị của Cổng dịch vụ công quốc gia.

Thời hạn giải quyết tương tự như đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp và được tính từ thời điểm gửi Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả cho người đề nghị.

Bước 4: Người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự trên môi trường điện tử được nhận kết quả là bản điện tử giấy tờ, tài liệu có tem chứng nhận điện tử và ký số của cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó hoặc gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.

Trên đây là những thông tin mà Luật sư VCT cung cấp đối với bạn đọc đối với chủ đề nêu trên mọi thông tin cần tư vấn chi tiết in vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để có thể tư vấn tốt nhất