CHỨNG TỪ KẾ TOÁN LÀ GÌ? PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN MỚI 2025

Hoạt động kinh tế của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng gắn liền với việc ghi chép, phản ánh các giao dịch tài chính. Để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và minh bạch cho hệ thống thông tin tài chính, chứng từ kế toán và phân loại chứng từ kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng. Hãy cùng Luật sư VCT tìm hiểu “Chứng từ kế toán là gì? Phân loại chứng từ kế toán mới 2025?”.

1. Chứng từ kế toán là gì?

Theo khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”

Theo đó, chứng từ kế toán phải có những nội dung chủ yếu được quy định tại Điều 16 Luật Kế toán 2015 sửa đổi 2024 như sau:

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán;
• Những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

2. Công dụng của chứng từ kế toán:

• Căn cứ ghi sổ kế toán: Chứng từ kế toán là nguồn gốc, căn cứ hợp pháp để ghi sổ sách kế toán, phản ánh trung thực, chính xác các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
• Căn cứ kiểm tra: Chứng từ kế toán là cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
• Căn cứ để thanh toán: Chứng từ kế toán là cơ sở để thực hiện thanh toán các khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ.
• Căn cứ để quyết toán thuế: Chứng từ kế toán là cơ sở để xác định số thuế phải nộp của doanh nghiệp
• Căn cứ để giải quyết tranh chấp: Chứng từ kế toán là bằng chứng pháp lý để giải quyết tranh chấp trong hoạt động kinh tế, tài chính.

3. Phân loại chứng từ kế toán mới nhất 2025?

Hiện nay, có nhiều cách phân loại chứng từ kế toán. Dưới đây là các cách phân loại chứng từ kế toán phổ biến nhất:

(1) Phân loại theo hình thức chứng từ:

• Chứng từ thông thường: là chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng giấy.
• Chứng từ điện tử: là chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

(2) Phân loại theo nghiệp vụ kinh tế:

• Chứng từ lao động và tiền lương.
• Chứng từ hàng tồn kho.
• Chứng từ bán hàng.
• Chứng từ tiền mặt.
• Chứng từ tài sản cố định…

(3) Phân loại theo công dụng chứng từ:

• Chứng từ mệnh lệnh: là các chứng từ thể hiện mệnh lệnh hoặc quyết định của người có thẩm quyền như lệnh chi tiền, lệnh điều động vật tư, lệnh sản xuất, lệnh nhập hàng, lệnh xuất hàng,…
• Chứng từ chấp hành: thể hiện việc thực hiện các giao dịch kinh tế tài chính, gồm phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu điều chuyển hàng hóa,…
• Chứng từ thủ tục: được tạo ra để tuân thủ quy trình và quy định kế toán, gồm chứng từ ghi sổ, báo cáo tài chính,..
• Chứng từ liên hợp: là các chứng từ kết hợp giữa hai hoặc nhiều loại chứng từ, ví dụ như lệnh kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho,…

(4) Phân loại theo địa điểm lập chứng từ:

• Chứng từ bên trong: là các chứng từ được lập trong nội bộ doanh nghiệp, ví dụ như phiếu xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất, bảng kê thanh toán lương, hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản cố định cho đơn vị khác,…
• Chứng từ bên ngoài: là các chứng từ mua hoặc được cung cấp từ bên ngoài doanh nghiệp, ví dụ như hóa đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển mua ngoài,…

(5) Phân loại theo trình tự lập chứng từ:

• Chứng từ ban đầu: là chứng từ đầu tiên được tạo ra trong quá trình ghi nhận giao dịch như hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi,….
• Chứng từ tổng hợp: được sử dụng để tổng hợp và tóm lược thông tin từ các chứng từ ban đầu gồm bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, bảng kê, sổ cái,…

(6) Phân loại theo số lần ghi nghiệp vụ kinh tế:

• Chứng từ một lần: Thể hiện một giao dịch kinh tế tài chính duy nhất, ví dụ như hóa đơn mua hàng.
• Chứng từ nhiều lần: Thể hiện các giao dịch kinh tế tài chính được ghi nhiều lần, ví dụ như bảng kê thanh toán lương cho từng tháng.

Trên đây là nội dung Chứng từ kế toán là gì? Phân loại chứng từ kế toán mới 2025?

Xem thêm: HẠCH TOÁN THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP? HƯỚNG DẪN CHI TIẾT TỪNG BƯỚC