THAY THẾ, ĐIỀU CHỈNH HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ 2025

Nghị định 70/20254/NĐ-CP ngày 20/3/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, tại Điều 19 quy định về việc Thay thế, điều chỉnh hoá đơn điện tử như sau:

Thứ nhất, Phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế)

a. Sai tên, địa chỉ của người mua (không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai): người bán thông báo:

• Với người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.
• Với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA. Trong trường hợp này, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tự động thông báo về việc tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB.

b. Sai mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán:

• Điều chỉnh hoá đơn (phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”) hoặc lập hoá đơn mới thay thế (phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”)
• Ký số trên hóa đơn điện tử mới sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
• Lâp sai thông tuin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA .

Lưu ý: Đối với trường hợp này, Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai:

• Người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai;
• Người mua là cá nhân: người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

c. Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

Thứ hai, Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập sai

Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB để người bán kiểm tra nội dung sai.

Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định.

Hoá đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp như sau:

a. Điều chỉnh theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền:

Trường hợp hóa đơn không sai, nhưng sau quyết toán hoặc thanh toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượnghàng hóa/dịch vụ (theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền),
→ Người bán lập hóa đơn điện tử mới phản ánh phần chênh lệch (ghi dấu (+)/(-) tùy theo thực tế tăng/giảm).

b. Điều chỉnh do chiết khấu thương mại:

• Nếu chiết khấu dựa trên số lượng/doanh số, thì phần chiết khấu:

  • Được ghi giảm trực tiếp trên hóa đơn lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau,

  • Hoặc lập hóa đơn điều chỉnh riêng, kèm bảng kê các hóa đơn được điều chỉnh.

• Bảng kê phải ghi rõ:

  • Số hóa đơn cần điều chỉnh,

  • Số tiền, tiền thuế điều chỉnh,

  • Và phải lưu tại đơn vị, xuất trình khi được yêu cầu.

→ Bên bán và bên mua căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh để kê khai điều chỉnh doanh thu và thuế trong kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.

c. Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ:

c) Trả lại hàng hóa, dịch vụ

• Trường hợp trả lại toàn bộ/một phần hàng hóa: (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua)
  • Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
  • Nếu có thỏa thuận, người mua có thể lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.
• Tài sản đăng ký quyền sở hữu/sử dụng → nếu đã đăng ký tên người mua, người mua lập hóa đơn trả lại, đảm bảo phù hợp quy định pháp luật.
• Hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm:
  • Dựa trên hóa đơn đã lập + biên bản/thỏa thuận bằng văn bản.
  • Người bán lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ lý do, số tiền hoàn/giảm (chưa gồm VAT).
  • Biên bản lưu tại doanh nghiệp, xuất trình khi có yêu cầu.

Lưu ý: Các trường hợp này phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc trả lại hàng hóa/dịch vụ.

• Đã lập hóa đơn thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ (ví dụ: bất động sản, hạ tầng…), sau đó hủy giao dịch hoặc chấm dứt hợp đồng → Người bán lập hóa đơn điều chỉnh, Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”
• Hoàn phí dịch vụ thanh toán thẻ ngân hàng

• Khi phí dịch vụ thanh toán thẻ đã lập hóa đơn, nhưng sau đó hoàn lại cho đơn vị chấp nhận thẻ,
  → Tổ chức tín dụng/cung ứng dịch vụ thanh toán lập hóa đơn điều chỉnh, không cần ghi thông tin “điều chỉnh cho hóa đơn số…”.

• Trường hợp trả lại toàn bộ/một phần hàng hóa: (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua)
  • Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
  • Nếu có thỏa thuận, người mua có thể lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.

Ap dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu;

b) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn đã lập sai thì người bán chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh;

c) Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh;

d) Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này thì người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế;

đ) Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 4 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Trên đây là toàn bộ nội dung về chủ đề “THAY THẾ, ĐIỀU CHỈNH HOAA” mà Luật sư VCT muốn gửi đến quý khách hàng. Còn bất cứ vướng mắc nào, quý khách vui lòng liên hệ qua hotline: 0971.17.40.40 hoặc email: Info@luatsuvct.com để được hỗ trợ. Chúng tôi rất hân hạnh được hợp tác với quý khách.