Tài sản cố định có thể được hình thành với các nguồn sau đây:

+ Do mua sắm

+ Do góp vốn

+ Do xây dựng để tạo ra tài sản cố định

Căn cứ vào các tài sản cố định này, doanh nghiệp có thể tạo ra được nguồn chi phí tài sản khấu hao. Trách nhiệm của kế toán là phải biết quan sát tất cả các tài sản xung quanh mình để lập lên một danh sách, trong danh sách này cần phải nắm rất chắc tài sản nào là mua mới, tài sản nào xây lắp mà có, tài sản nào được hình thành qua con đường góp vốn. Bởi lẻ có rất nhiều tài sản chủ doanh nghiệp mua trước khi thành lập doanh nghiệp, do vậy chúng hiện đang được sử dụng ở nhưng lại không có hoá đơn chứng từ. Vì vậy kế toán cần phải lập riêng một danh sách tài sản cố định để có thể đưa vào qua con đường góp vốn thì bộ hồ sơ góp vốn này chính là bộ chứng từ để giúp cho doanh nghiệp ghi giá, ghi nhận nguyên giá của tài sản cố định và công cụ, dụng cụ.

Căn cứ tại Điều 9, thông tư 45/2013/TT-BTC, doanh nghiệp phải thực hiện trích khấu hao tài sản cố định hiện có trừ các TSCĐ sau:

– TSCĐ đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn đang sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh.

– TSCĐ khấu hao chưa hết bị mất.

– TSCĐ khác do doanh nghiệp quản lý mà không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (trừ TSCĐ thuê tài chính).

– TSCĐ không được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp.

– TSCĐ sử dụng trong các hoạt động phúc lợi phục vụ người lao động của doanh nghiệp (trừ các TSCĐ phục vụ cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp như: nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà vệ sinh, bể chứa nước sạch, nhà để xe, phòng hoặc trạm y tế để khám chữa bệnh, xe đưa đón người lao động, cơ sở đào tạo, dạy nghề, nhà ở cho người lao động do doanh nghiệp đầu tư xây dựng).

– TSCĐ từ nguồn viện trợ không hoàn lại sau khi được cơ quan có thẩm quyền bàn giao cho doanh nghiệp để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học.

– TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất lâu dài có thu tiền sử dụng đất hoặc nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất lâu dài hợp pháp.

Như vậy, có thể thấy rằng quản lý tài sản cố định có một vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp thông qua công tác quản lý tài sản cố định thì doanh nghiệp tiến hành liệt kê và kiểm soát tài sản nào còn, tài sản nào mất để doanh nghiệp có biện pháp quản lý tài sản ngày càng phù hợp hơn và có những biện pháp để bảo vệ tài sản của mình, nâng cao tuổi thọ tài sản; thông qua việc quản lý tài sản sẽ giúp cho doanh nghiệp đanh giá được những tài sản nào hoạt động có hiệu quả tài sản nào hoạt động kém hiệu quả để doanh nghiệp phát huy tài sản có hiệu quả và thanh lý những tài sản kém hiệu . Có như vậy chúng ta mới nâng cao được giá trị sử dụng vốn và nâng cao được công suất sử dụng của tài sản.

Tại khoản 2.2, Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định là doanh nghiệp không được trích khấu hao đối vơi những tài sản công cụ nào mà không phụ vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Vậy thì trong khoản thời gian doanh nghiệp không hoạt động hoặc không phát sinh doanh thu thì chúng ta không nên trích khấu hao các tài sản cố định của mình, những tài sản nào thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp có hoá đơn chứng từ đầy đủ theo tiêu chuẩn được phép trích khấu hao nhưng do trong kỳ doanh nghiệp không sử dụng đến nó và tạm thời cất cất trong kho thì lúc đó doanh nghiệp tạm thời không trích khấu hao để tránh xung đột với chính sách thuế, vì nếu trích khấu hao thì phần giá trị khấu hao ấy cũng sẽ bị loại trừ tại các kỳ thanh tra quyết toán thuế vì vậy lưu ý những trường hợp tài sản không sử dụng để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh thì tạm thời doanh nghiệp chưa trích khấu hao, nếu tình trạng tài sản không sử dụng kéo dài thì doanh nghiệp cần tính đến chuyện thanh lý tài sản đó để mua một tài sản cố định mới có hiệu quả tốt hơn, ứng dụng hơn để sử dụng.

Tất cả các tài sản được hình thành thì đều phải được quản lý một cách chặc chẽ và giúp cho doanh nghiệp không bị bỏ sót các khoản chi phí và quản lý tốt tình hình biến động tài sản của doanh nghiệp.

Trong suốt qúa trình nghiên cứu và quan sát về tài sản cố định thì chúng ta hiểu rằng nếu như tài sản cố định được hình thành qua các con đường khác nhau như vậy thì chúng ta càng phải quản lý một cách tốt hơn nữa để không bỏ sót tài sản nào đó mà có thể đưa được vào công ty thông qua con đường góp vốn thì chúng ta nên vận dụng trường hợp này để có thể hoạch toán nguồn chi phí khấu hao cho đỡ lãng phí và tối ưu được vấn đề thuế cho doanh nghiệp.

Mặc khác, nếu tài sản được ghi nhận vào hoạch toán chi phí khấu hao của doanh nghiệp thì còn được công nhận cả chi phí vận hành nó. Ví dụ, doanh nghiệp góp vốn bằng ô tô và đã làm thủ tục sang tên từ cá nhân sang cho doanh nghiệp thì ô tô đó thuộc sở hữu của doanh nghiệp và doanh nghiệp có quyền được trích khấu hao và còn được tính cả tiền xăng xe, tiền chi phí sửa chữa xe, tiền lương của lái xe và chi phí gửi xe đưa vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ và đôi khi các khoản chi phí này cộng gộp lại trong một năm còn lớn hơn cả chi phí tiền khấu hao.

Thông qua tất cả các vấn đề tài sản này thì chúng ta thấy rằng việc am hiểu về tài sản cố định, tính đúng được nguyên giá, tính đúng được các chi phí khấu hao thì ngoài ý nghĩa về quản lý về mặt kinh tế chúng ta còn có ý nghĩa là không bỏ sót các khoản chi phí để đỡ bị thiệt về thuế và tạo được nguồn chi phí cho tương lai, sau này khi doanh số tăng lên thì doanh nghiệp có căn cứ để giảm số tiền phải đóng thuế đó chính là chi phí khấu hao của tài sản cố định và công cụ, dụng cụ.

Hy vọng doanh nghiệp có thể vận dụng những kiến thức này để áp dụng vào thực tiễn doanh nghiệp của mình. Hồ sơ để tăng vốn điều lệ để góp vốn bằng tài sản gồm những hồ sơ sau đây:

+ Biên bản định giá tài sản;

+ Biên bản góp vốn;

+ Quyết định Hội đồng quản trị (Công ty cổ phần) hoặc Quyết định HĐTV (Công ty TNHH 2tv)

+ Biên bản bàn giao tài sản cố định công cụ, dụng cụ;

+ Hồ sơ tăng vốn điều lệ của doanh nghiệp.