TRÌNH TỰ, THỦ TỤC THÀNH LẬP CÔNG TY/DOANH NGHIỆP MỚI NHẤT

Thành lập công ty là bước đầu trong kinh doanh. Khi thành lập công ty, chủ sở hữu cần đáp ứng các điều kiện như: tên công ty, vốn điều lệ, ngành nghề, trình tự, thủ tục đăng ký thành lập,… Trong bài viết hôm nay, Luatsuvct sẽ phân tích các quy định mới nhất về Trình tự, thủ tục thành lập công ty/doanh nghiệp mới nhất cũng như điều kiện để thành lập công ty. Cùng theo dõi để tham khảo nhé!

1. Thành lập công ty là gì?

Thành lập công ty được định nghĩa là quá trình chủ doanh nghiệp tiến hành các thủ tục thành lập công ty tại những cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Những hồ sơ và thủ tục thành lập công ty cụ thể được quy định tùy thuộc vào loại hình công ty và các yếu tố liên quan.

2. Khi nào nên thành lập công ty?

Theo đó, chỉ khi bạn có nhu cầu liên quan đến hoạt động kinh doanh như sau thì nên thành lập công ty:

• Có nhiều khách hàng có yêu cầu xuất hóa đơn giá trị gia tăng khấu trừ cho hoạt động kinh doanh của mình;
• Các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng cần ký hợp đầu với đơn vị có tư cách pháp nhân.
• Hạch toán hoạt động kinh doanh rõ ràng, bài bản, có lợi nhuận để đảm bảo hoạt động kinh doanh theo quy định.

3. Những điều kiện cần đáp ứng để thực hiện các thủ tục thành lập công ty

Để thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp, những điều kiện cần đáp ứng như sau:

• Chủ sở hữu và người đại diện pháp luật: Độ tuổi đủ 18 trở lên, có giấy chứng thực pháp lý hợp lệ (chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hoặc hộ chiếu) còn thời hạn và không thuộc nhóm các trường hợp bị cấm thành lập công ty.
• Địa chỉ công ty: Thủ tục thành lập công ty cần tuân theo những quy định của nhà nước. Trong đó, địa chỉ đặt trụ sở công ty được xác định và không phải là chung cư có chức năng để ở.
• Tên công ty: không bị trùng giống hoặc gây nhầm lẫn với những công ty đã đăng ký thủ tục mở công ty trước đó (trên toàn quốc).
• Vốn điều lệ: Cần xác định rõ vốn điều lệ khi bắt đầu thủ tục đăng ký kinh doanh. Đây là số vốn do chủ đầu tư, các thành viên và cổ đông cam kết góp đủ trong một thời hạn nhất định (không quá 90 ngày kể từ ngày công ty được cấp giấy phép hoạt động) và được ghi rõ trong Điều lệ công ty.
• Xác định ngành nghề kinh doanh: Chủ thể kinh doanh cần xác định ngành nghề được pháp luật cho phép để đăng ký thủ tục thành lập công ty. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần đáp ứng đủ những điều kiện mà ngành nghề đó yêu cầu.
• Xác định loại hình công ty: Chủ đầu tư cần chuẩn hóa loại hình kinh doanh của doanh nghiệp mình theo đúng quy định của pháp luật về đăng ký kinh doanh.

4. Các bước để thành lập doanh nghiệp

Để thành lập doanh nghiệp, chủ sở hữu phải chuẩn bị và thực hiện nhiều giai đoạn, dưới đây Luatsuvct sẽ lưu ý trình tự các bước thành lập doanh nghiệp mới.

4.1. Giai đoạn 1: Chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết để lập hồ sơ thành lập doanh nghiệp.

4.1.1. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

Hiện nay có rất nhiều loại hình công ty/doanh nghiệp hợp pháp được pháp luật thừa nhận. Do đó, khi bắt đầu thực hiện các thủ tục thành lập công ty, nhà đầu tư cần tìm hiểu rõ các đặc điểm nổi bật cũng như là ưu và nhược điểm của từng loại hình, từ đó đưa ra sự lựa chọn loại hình phù hợp nhất với tình hình và định hướng phát triển của công ty mình. Có thể phân ra thành 4 loại hình công ty/doanh nghiệp phổ biến nhất trên thị trường hiện nay như sau:

• Công ty/doanh nghiệp tư nhân. 
• Công ty cổ phần
• Công ty hợp danh,
• Và Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) bao gồm Công ty TNHH một thành viên và Công ty TNHH 2 thành viên trở lên.

Những điều quan trọng liên quan đến quyết định lựa chọn loại hình công ty phù hợp là trách nhiệm và nghĩa vụ pháp lý, khả năng chuyển nhượng, việc đóng thuế, quy mô hoạt động và khả năng thu hút đầu tư từ bên ngoài.

4.1.2. Cân nhắc ngành nghề kinh doanh phù hợp

Ngành nghề kinh doanh của một công ty quy định các hoạt động mà công ty được phép hoạt động, các mặt hàng mà công ty được thể hiện trên hóa đơn giá trị tăng. Bên cạnh đó, việc xác định ngành nghề kinh doanh cũng liên quan đến các điều kiện mà công ty cần đáp ứng. Kinh nghiệm cung cấp dịch vụ làm thủ tục thành lập công ty cho thấy chủ doanh nghiệp cần xác định rõ những ngành nghề kinh doanh trước khi thực hiện thủ tục mở công ty.

Hiện nay, các ngành nghề kinh doanh tại Việt Nam đều được chuẩn hoá để đăng ký theo quy định của pháp luật. Vì thế, doanh nghiệp cần lưu ý về ngành nghề kinh doanh khi thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp. 

4.1.3. Xác định và đặt tên công ty theo quy định 

Trong các bước thành lập công ty, xác định tên công ty là bước đầu quan trọng trong thủ tục thành lập doanh nghiệp. Đây là yếu tố khả năng nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp về sau. Vì thế, nên đặt tên công ty ngắn gọn, đơn giản, dễ phát âm, không để bị trùng hay dễ gây nhầm lẫn với các công ty đã thành lập trước đó. 

Để giúp doanh nghiệp xác định tên của mình có bị trùng với bất kỳ công ty đã thành lập trước đây hay không, các chủ doanh nghiệp có thể kiểm tra thông qua “Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp”.

4.1.4. Lựa chọn địa chỉ trụ sở công ty phù hợp

Trong các thủ tục thành lập công ty, thủ tục thành lập địa điểm kinh doanh yêu cầu công ty phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam. Đồng thời, địa chỉ cần bao gồm các thông tin cụ thể. Chẳng hạn như số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh/ thành phố, tỉnh, thành phố,… và số điện thoại liên hệ, số fax, thư điện tử (nếu có). 

Lưu ý rằng, không thể dùng căn hộ chung cư (chức năng để ở) làm địa chỉ trụ sở công ty khi đăng ký kinh doanh.

4.1.5. Xác định thành viên/cổ đông góp vốn

Khi thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh, cần liệt kê rõ:

• Doanh nghiệp mới thành lập gồm bao nhiêu thành viên hay cổ đông tham gia góp vốn?
• Mỗi thành viên, cổ đông góp số vốn là bao nhiêu?
• Tỷ lệ vốn góp đối với mỗi thành viên, cổ đông là bao nhiêu?

4.1.6. Xác định mức vốn điều lệ

Cần xác định rõ vốn điều lệ khi bắt đầu kinh doanh. Đây là số vốn do chủ đầu tư, các thành viên và cổ đông cam kết góp đủ trong một thời hạn nhất định (không quá 90 ngày kể từ ngày công ty được cấp giấy phép hoạt động) và được ghi rõ trong Điều lệ công ty.

Lưu ý rằng, mức thuế môn bài doanh nghiệp phải đóng hàng năm được xác định dựa trên mức vốn điều lệ doanh nghiệp đăng ký.

4.1.7. Xác định người đại diện pháp luật

Người đại diện pháp luật hợp pháp là chủ đầu tư doanh nghiệp hoặc đại diện ban cổ đông (thường là người có cổ phần lớn nhất).

Người đại diện này có thẩm quyền đại diện cho công ty thực hiện các giao dịch pháp lý như ký kết hợp đồng kinh doanh, ký tên cho các văn bản hồ sơ thuế,….

Xem thêm: Quy định về người đại diện theo pháp luật theo từng loại hình doanh nghiệp

4.1.8 Xác định chủ sở hữu hưởng lợi

Căn cứ Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, quy định Tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp có tư cách pháp nhân (sau đây gọi là chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp) là cá nhân đáp ứng một trong các tiêu chí sau:

• Cá nhân sở hữu trực tiếp hoặc sở hữu gián tiếp từ 25% vốn điều lệ hoặc 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp.
• Cá nhân có quyền chi phối việc thông qua ít nhất một trong các vấn đề sau: Bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm đa số hoặc tất cả thành viên hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng quản trị, chủ tịch hội đồng thành viên; người đại diện theo pháp luật, giám đốc hoặc tổng giám đốc của doanh nghiệp; sửa đổi, bổ sung điều lệ của doanh nghiệp; thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty; tổ chức lại, giải thể công ty.

Cá nhân sở hữu gián tiếp theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều này là cá nhân sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của doanh nghiệp thông qua tổ chức khác.

Và khi đã xác định chủ sở hữu hưởng lợi thì phải kê khai theo quy định tại Nghị định này.

4.2. Giai đoạn 2: Soạn thảo và nộp hồ sơ thành lập công ty

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định)

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp được xem là văn bản không thể thiếu với nội dung đề nghị đăng ký doanh nghiệp để gửi đến cơ quan thẩm quyền. Mẫu giấy đề nghị theo các loại hình doanh nghiệp khác nhau được ban hành kèm theo Thông tư số 68/2025/TT-BTC ngày 01/07/2025.

• Văn bản trình bày Điều lệ công ty 

Đây là văn bản bao gồm những nội dung thỏa thuận của các thành viên, cổ đông đối với doanh nghiệp hoặc người sáng lập công ty với các thành viên, cổ đông và giữa các cổ đông với nhau. Điều lệ công ty được soạn thảo dựa trên những quy định chung của luật pháp, để quy định về cách thành lập, vận hành và giải thể công ty một cách hợp lệ và hiệu quả.

• Liệt kê danh sách thành viên; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có)

Bên cạnh đó, hồ sơ thủ tục thành lập doanh nghiệp cần có văn bản liệt kê danh sách thành viên danh sách thành viên hoặc danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp. Bản danh sách này trình bày thông tin của từng thành viên, cổ đông và tỷ lệ vốn góp trong doanh nghiệp.

• Bản sao hợp lệ giấy tờ tùy thân của các thành viên hay cổ đông góp vốn

Cùng với văn bản liệt kê danh sách thành viên hay cổ đông, hồ sơ thủ tục mở công ty cần có bản sao hợp lệ của một trong các giấy tờ chứng thực sau đây đối với mỗi thành viên hay cổ đông: chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu.

• Giấy tờ bổ sung nếu thành viên hay cổ đông góp vốn là tổ chức

Trong trường hợp thành viên hoặc cổ đông góp vốn là tổ chức trong nước, hồ sơ thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp cần kèm theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương khác. Bên cạnh đó, cần có văn bản ủy quyền của tổ chức cho người được ủy quyền, kềm theo bản sao hợp lệ giấy tuỳ thân của người đại diện theo ủy quyền.

Nếu thành viên hoặc cổ đông góp vốn là tổ chức nước ngoài, hồ sơ cần có các giấy tờ tương tự nhưng được hợp pháp hóa lãnh sự.

• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư nếu thành viên, cổ đông là tổ chức có yếu tố vốn góp nước ngoài

Nếu thành viên hay cổ đông là tổ chức có yếu tố nước ngoài thì cần bổ sung Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Đầu Tư với thời hạn còn hiệu lực.

• Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục nộp hồ sơ thủ tục đăng ký kinh doanh 

Trong trường hợp người trực tiếp thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp không phải là người đại diện pháp luật của công ty, thì doanh nghiệp cần làm giấy ủy quyền. Nhờ đó, người nộp hồ sơ nhận uỷ quyền thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan.

• Các văn bản khác đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Khi doanh nghiệp đăng ký ngành nghề kinh doanh có điều kiện, thì hồ sơ đăng ký kèm theo các văn bản chứng nhận đáp ứng các điều kiện yêu cầu. 

Đó có thể là các loại giấy phép kinh doanh như Giấy Chứng Nhận cơ sở đủ điều kiện An Toàn Thực Phẩm, Giấy phép xuất nhập khẩu. Hoặc giấy chứng nhận, văn bằng, chứng chỉ,… theo quy định. Hoặc giấy chứng nhận vốn pháp định. 

4.3. Giai đoạn 3: Nộp hồ sơ & đăng bố cáo

Người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp sẽ nộp bộ hồ sơ này trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Tài Chính. Tùy từng nơi mà hồ sơ có thể được nộp theo hình thức trực tuyến qua cổng thông tin quốc gia hoặc qua đường bưu điện. 

Trường hợp chủ đầu tư ủy quyền người khác thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh thay phải có giấy ủy quyền hợp pháp.

4.4. Giai đoạn 4: Làm con dấu pháp nhân

4.4.1. Thiết kế mẫu dấu

Trước khi thực hiện việc khắc dấu, doanh nghiệp thiết kế mẫu dấu. Mẫu dấu có thể được doanh nghiệp tự thiết kế hoặc nhờ đối tác thứ 3 hoặc đơn vị khắc dấu thiết kế hỗ trợ.

4.4.2. Thực hiện việc khắc con dấu

Doanh nghiệp cần mang theo một bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cùng với bản thiết kế mẫu dấu đến đơn vị khắc dấu để thực hiện khắc con dấu pháp nhân cho doanh nghiệp. 

4.4.3. Nhận con dấu doanh nghiệp

Để nhận con dấu, người đại diện của doanh nghiệp cần đem theo bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. 

Trong trường hợp người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp không trực tiếp đến và tiếp nhận con dấu, người này có thể ủy quyền cho người khác đến nhận thay.

4.5. Giai đoạn 5: Thủ tục sau khi thành lập công ty

Các doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề không có điều kiện có thể tiến hành hoạt động kinh doanh sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và con dấu. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hoàn thiện các thủ tục cần thiết khi thành lập doanh nghiệp sau đây:

4.5.1. Treo bảng hiệu công ty tại trụ sở kinh doanh

Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành treo bảng hiệu tại trụ sở kinh doanh. Bảng hiệu cần chứa các thông tin gồm: Tên công ty, Địa Chỉ và Mã Số Thuế; kích thước và vị trí theo theo quy định.

4.5.2. Đăng ký chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử, hay còn gọi là chữ ký số là một ứng dụng công nghệ nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có thể ký các tài liệu hay văn bản điện tử. Hiện nay, chữ ký điện tử khá phổ biến và quan trọng để tiến hành các hợp đồng kinh doanh, báo cáo thuế, và các thủ tục khác. 

Vì thế, đăng ký chữ ký điện tử là thủ tục sau khi thực hiện thủ tục thành lập công ty mà doanh nghiệp cần thực hiện.

4.5.3. Thực hiện công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp

Được xem là bước cuối cùng trong các bước thành lập 1 doanh nghiệp, sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thủ tục sau khi thành lập công ty cần tiến hành là công bố thông tin thành lập doanh nghiệp tại Website của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật.

Nội dung công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp sẽ bao gồm những thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin sau: Danh sách các cổ đông thành lập công ty và cổ đông là người nước ngoài nếu loại hình kinh doanh của công ty là cổ phần;

4.5.4. Khai báo chính xác ngành, nghề kinh doanh của công ty.

Quy định về thời gian công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trong các thủ tục thành lập một doanh nghiệp: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải tiến hành công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Cổng thông tin quốc gia về việc đăng ký doanh nghiệp.

4.5.5. Đăng ký tài khoản ngân hàng

Tài khoản ngân hàng là điều quan trọng không thể thiếu đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp được sử dụng để nhận thanh toán từ khách hàng, nộp thuế điện tử và thực hiện các giao dịch khác.

Mỗi tài khoản tại những ngân hàng khác nhau yêu cầu hồ sơ và thủ tục khác nhau. Vì thế, doanh nghiệp dự định mở tài khoản cần liên hệ trước với ngân hàng để chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu.

4.5.6. Đăng ký khai thuế qua mạng

Sau thủ tục thành lập doanh nghiệp, doanh nghiệp thực hiện đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử với tài khoản cấp bởi cơ quan thuế để tiến hành đăng ký các tờ khai theo yêu cầu.

4.5.7. Nộp tờ khai & nộp thuế môn bài

Tiếp đến, một trong những thủ tục sau khi thành lập công ty là nộp tờ khai thuế môn bài và thực hiện nộp lệ phí môn bài theo quy định. 

Mức đóng lệ phí môn bài được cơ quan nhà nước quy định như sau:

• Đối với doanh nghiệp đăng ký vốn điều lệ từ 10 tỷ trở lên, mức đóng thuế môn bài hằng năm là 3 triệu đồng.
• Đối với doanh nghiệp đăng ký vốn điều lệ dưới 10 tỷ, mức đóng thuế môn bài hằng năm là 3 triệu đồng.
• Đối với văn phòng đại diện, chi nhánh, địa điểm kinh doanh, mức đóng thuế môn bài hằng năm là 1 triệu đồng.

4.5.8. Đăng ký khai thuế ban đầu và phương pháp tính thuế GTGT

Một công việc cần thực hiện sau thủ tục đăng ký kinh doanh là doanh nghiệp cần đăng ký khai thuế ban đầu và phương pháp tính thuế trong thời hạn quy định với cơ quan thuế.

Xem thêm: Một số chính sách thuế về tiền lương, tiền công doanh nghiệp cần lưu ý

4.5.9. Đăng ký và thông báo sử dụng hóa đơn điện tử

Theo thông tư 32/2025/TT-BTC, doanh nghiệp làm thủ tục mua, đặt in, tự in hóa đơn. Các doanh nghiệp mới thành lập, thực hiện đăng ký phương pháp khấu trừ khi tính thuế GTGT và được phép đặt in hóa đơn GTGT.

4.5.10. Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện

Ngành, nghề kinh doanh có điều kiện là kinh doanh các ngành, nghề có các yêu cầu chi tiết đối với cả nhà đầu tư và doanh nghiệp đảm bảo nhu cầu phát triển và đảm bảo an ninh quốc gia liên quan đến các lĩnh vực kinh doanh. Một số yêu cầu cụ thể như: chứng chỉ hành nghề, khu vực hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp,….

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh các ngành, nghề có điều kiện thì ngoài Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do Cơ quan đăng ký doanh nghiệp cấp, doanh nghiệp còn được cấp giấy phép kinh doanh, hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước chuyên trách liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.

5. Hướng dẫn tự tạo tài khoản để nộp hồ sơ thành lập công ty/doanh nghiệp qua mạng

(Áp dụng khi khách hàng tự thực hiện thủ tục thành lập công ty không nhờ qua dịch vụ).

Hiện nay, có thể thực hiện thủ tục thành lập công ty ngay tại nhà. Doanh nhân, nhà đầu tư truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đăng ký tài khoản tại đường link: https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/.

Các tài liệu cần chuẩn bị để đăng ký tài khoản:

• Địa chỉ email đảm bảo đăng nhập được, hoạt động bình thường;
• Scan/ bản chụp Căn cước công dân/ hộ chiếu người dùng tài khoản.
• Các bước đăng ký tài khoản điện tử và nộp hồ sơ thành lập công ty
• Tạo tài khoản => kích hoạt tài khoản => yêu cầu tài khoản đăng ký kinh doanh.

Cách thành lập doanh nghiệp online như sau:

Bước 1: Tạo tài khoản.

Truy cập vào đường link Cổng thông tin https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/, bấm vào mục: Tạo tài khoản mới: Kê khai các thông tin bắt buộc để tạo tài khoản, Sau đó bấm đăng ký, hệ thống sẽ gửi email tự động đến email đăng ký.

Bước 2: Kích hoạt tài khoản.

Truy cập email để kích hoạt tài khoản.

Bước 3. Yêu cầu tài khoản đăng ký kinh doanh.

Đăng nhập vào tài khoản, yêu cầu tài khoản đăng ký kinh doanh.

Trên đây, Luật sư VCT vừa tổng hợp các quy định mới nhất về thủ tục thành lập công ty cũng như các điều kiện để thành lập công ty. Hy vọng đã mang đến bạn những thông tin hữu ích. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, hãy liên hệ ngay Luật sư VCT qua số điện thoại: 0971 174 040 – 0939 296 588 để được tư vấn nhanh chóng nhất nhé!