HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH, THỦ TỤC ĐĂNG KÝ NHÃN HIỆU CHI TIẾT NHẤT

Nhãn hiệu là dấu hiệu dùng để phân biệt hàng hóa, dịch vụ của các tổ chức, cá nhân khác nhau. Nên việc đăng ký nhãn hiệu, logo độc quyền cho hàng hóa, dịch vụ để xác lập quyền sở hữu là rất quan trọng để tránh được các trường hợp bị các chủ thể khác copy và dẫn đến những tranh chấp và mất thời gian có thể phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Sau đây, Luật sư VCT sẽ Hướng dẫn quy trình, thủ tục đăng ký nhãn hiệu chi tiết nhất. Cùng theo dõi để tham khảo nhé!

1. Quyền đăng ký nhãn hiệu của tổ chức, cá nhân

Căn cứ vào Điều 87 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2009 quy định như sau:

Quyền đăng ký nhãn hiệu

1. Tổ chức, cá nhân có quyền đăng ký nhãn hiệu dùng cho hàng hoá do mình sản xuất hoặc dịch vụ do mình cung cấp.

2. Tổ chức, cá nhân tiến hành hoạt động thương mại hợp pháp có quyền đăng ký nhãn hiệu cho sản phẩm mà mình đưa ra thị trường nhưng do người khác sản xuất với điều kiện người sản xuất không sử dụng nhãn hiệu đó cho sản phẩm và không phản đối việc đăng ký đó.

3. Tổ chức tập thể được thành lập hợp pháp có quyền đăng ký nhãn hiệu tập thể để các thành viên của mình sử dụng theo quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể; đối với dấu hiệu chỉ nguồn gốc địa lý của hàng hóa, dịch vụ, tổ chức có quyền đăng ký là tổ chức tập thể của các tổ chức, cá nhân tiến hành sản xuất, kinh doanh tại địa phương đó; đối với địa danh, dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý đặc sản địa phương của Việt Nam thì việc đăng ký phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép.

4. Tổ chức có chức năng kiểm soát, chứng nhận chất lượng, đặc tính, nguồn gốc hoặc tiêu chí khác liên quan đến hàng hóa, dịch vụ có quyền đăng ký nhãn hiệu chứng nhận với điều kiện không tiến hành sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ đó; đối với địa danh, dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý đặc sản địa phương của Việt Nam thì việc đăng ký phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép.

5. Hai hoặc nhiều tổ chức, cá nhân có quyền cùng đăng ký một nhãn hiệu để trở thành đồng chủ sở hữu với những điều kiện sau đây:

a) Việc sử dụng nhãn hiệu đó phải nhân danh tất cả các đồng chủ sở hữu hoặc sử dụng cho hàng hoá, dịch vụ mà tất cả các đồng chủ sở hữu đều tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh;

b) Việc sử dụng nhãn hiệu đó không gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng về nguồn gốc của hàng hoá, dịch vụ.

6. Người có quyền đăng ký quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này, kể cả người đã nộp đơn đăng ký có quyền chuyển giao quyền đăng ký cho tổ chức, cá nhân khác dưới hình thức hợp đồng bằng văn bản, để thừa kế hoặc kế thừa theo quy định của pháp luật với điều kiện các tổ chức, cá nhân được chuyển giao phải đáp ứng các điều kiện đối với người có quyền đăng ký tương ứng.

7. Đối với nhãn hiệu được bảo hộ tại một nước là thành viên của điều ước quốc tế có quy định cấm người đại diện hoặc đại lý của chủ sở hữu nhãn hiệu đăng ký nhãn hiệu đó mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam cũng là thành viên thì người đại diện hoặc đại lý đó không được phép đăng ký nhãn hiệu nếu không được sự đồng ý của chủ sở hữu nhãn hiệu, trừ trường hợp có lý do chính đáng.

Như vậy, chủ thể được quyền đăng ký bao gồm: Tổ chức, cá nhân (tiến hành hoạt động thương mại hợp pháp); Tổ chức tập thể được thành lập hợp pháp; Tổ chức có chức năng kiểm soát, chứng nhận chất lượng, đặc tính, nguồn gốc hoặc tiêu chí khác liên quan đến hàng hóa, dịch vụ.

2. Điều kiện để cấp văn bằng bảo hộ

Nhãn hiệu được bảo hộ phải đáp ứng những điều kiện chung đối với nhãn hiệu được bảo hộ được quy định cụ thể tại Điều 72 Luật sở hữu trí tuệ hiện hành như sau:

“1. Là dấu hiệu nhìn thấy được dưới dạng chữ cái, từ ngữ, hình vẽ, hình ảnh, kể cả hình ba chiều hoặc sự kết hợp các yếu tố đó, được thể hiện bằng một hay nhiều màu sắc;

2. Có khả năng phân biệt hàng hóa, dịch vụ của chủ sở hữu nhãn hiệu với hàng hóa, dịch vụ của chủ thể khác.”

Ngoài điều kiện được bảo hộ thì Luật sở hữu trí tuệ năm 2005 cũng quy về những nhãn hiệu không được bảo hộ khi có các dấu hiệu quy định tại Điều 73 Luật sở hữu trí tuệ năm 2005.

3. Các loại nhãn hiệu có thể đăng ký bảo hộ tại Việt Nam

Theo Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ năm 2022 bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/01/2023 thì các loại nhãn hiệu sau có thể nộp đơn đăng ký cấp văn bằng bảo hộ tại Việt Nam:

• Nhãn hiệu dưới dạng chữ cái, từ ngữ;
• Nhãn hiệu hình ảnh (logo);
• Nhãn hiệu hình ba chiều;
• Nhãn hiệu âm thanh;
• Nhãn hiệu kết hợp các yếu tố trên.

4. Hồ sơ đăng ký

• Tờ khai đăng ký nhãn hiệu làm theo mẫu số: Phụ lục I -Mẫu số 08 Phụ lục kèm theo Nghị định số 65/2023/NĐ-CP ngày 23/08/2023 của Chính Phủ với (Số lượng 02 bản: 01 bản Cục Sở hữu trí tuệ lưu thực hiện thủ tục, 01 bản còn lại đóng dấu, dán mã vạch trả lại cho người nộp đơn).
• 05 mẫu nhãn hiệu kèm theo (mẫu nhãn hiệu kèm theo phải giống hệt mẫu nhãn hiệu ở trên tờ khai đăng ký nhãn hiệu kể cả về kích thước lẫn màu sắc;
• Chứng từ nộp phí, lệ phí;
• Giấy ủy quyền (Nếu cá nhân hoặc tổ chức dịch vụ được ủy quyền);
• Các tài liệu liên quan khác (nếu có).
• Số lượng hồ sơ: Hồ sơ gồm 02 bộ, Cục sở hữu trí tuệ sẽ giữ một (01) bản và người nộp đơn giữ một (01) bản.

Yêu cầu chung đối với đơn đăng ký:

Mọi tài liệu được trình bày một mặt trên khổ giấy A4, với phông chữ Times New Roman, chữ không nhỏ hơn cỡ 13. Tài liệu phải được đánh máy một cách rõ ràng, sạch sẽ, không tẩy xóa, không sửa chữa (trường hợp sửa phải có chữ ký xác nhận của chủ đơn), đối với tài liệu cần lập theo mẫu thì bắt buộc phải sử dụng các mẫu đó và điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu vào những chỗ thích hợp.

5. Phí, lệ phí đăng ký nhãn hiệu

Căn cứ theo Bảng Biểu mức thu phí, lệ phí sở hữu công nghiệp ban hành kèm theo Thông tư số 236/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016, khi đăng ký nhãn hiệu, chủ đơn phải nộp các khoản lệ phí như sau:

• Lệ phí nộp đơn (gồm cả đơn tách, đơn chuyển đổi): 150.000 đồng/đơn (Mục 1.1)
• Lệ phí cấp văn bằng bảo hộ: 120.000 đồng (Mục 2.1).
  Đối với đơn nhãn hiệu có trên 01 nhóm sản phẩm/dịch vụ, thì từ nhóm thứ 2 trở đi phải nộp thêm cho mỗi nhóm: 100.000 đồng/nhóm.
• Phí thẩm định đơn đăng ký sở hữu công nghiệp (đối với nhãn hiệu cho mỗi nhóm có đến 6 sản phẩm/dịch vụ): 550.000 đồng/nhómNếu đơn nhãn hiệu có trên 6 sản phẩm/dịch vụ trong một nhóm, phải nộp thêm cho mỗi sản phẩm/dịch vụ từ thứ 7 trở đi: 120.000 đồng/sản phẩm, dịch vụ.
• Phí tra cứu thông tin nhằm phục vụ việc thẩm định (đối với nhãn hiệu cho mỗi nhóm có đến 6 sản phẩm/dịch vụ): 180.000 đồng/nhóm.
  Nếu đối tượng tra cứu là nhãn hiệu có trên 6 sản phẩm/dịch vụ trong một nhóm, phải nộp thêm cho mỗi sản phẩm/dịch vụ từ thứ 7 trở đi: 30.000 đồng/sản phẩm, dịch vụ.
• Phí công bố thông tin về sở hữu công nghiệp: 120.000 đồng.
  Nếu có trên 1 hình, từ hình thứ hai trở đi phải nộp thêm cho mỗi hình: 60.000 đồng/hình.
• Phí đăng bạ thông tin về sở hữu công nghiệp: 120.000 đồng.

Trong đó, khi đăng ký, người đăng ký chỉ phải nộp trước lệ phí gồm: lệ phí nộp đơn, công bố đơn thẩm định đơn và tra cứu thông tin nhằm phục vụ việc thẩm định, tổng cộng: 150.000 + 120.000 + 180.000 + 550.000 = 1.000.000 đồng.

Trên đây là một số phí cơ bản khi đăng ký nhãn hiệu theo diện đăng ký mới. Trong quá trình có thể phát sinh thêm một số loại phí khác như:

• Lệ phí yêu cầu gia hạn thời hạn trả lời thông báo của Tổ chức thu phí, lệ phí (mỗi lần được phép gia hạn): 120.000 đồng/lần (Mục 1.2)
• Phí thẩm định yêu cầu hưởng quyền ưu tiên (mỗi đơn/yêu cầu): 600.000 đồng/đơn.
• Một số lệ phí khác.

Phí, lệ phí quy định tại Thông tư này được thu bằng đồng Việt Nam, trừ trường hợp thu phí thông qua Văn phòng quốc tế của Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới (WIPO) được thu bằng Franc Thụy Sỹ (CHF) trên cơ sở quy đổi mức thu bằng đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái chính thức của Liên hợp quốc.

Xem thêm: Bảng lệ phí đăng ký nhãn hiệu và giải thích bảng lệ phí

6. Thủ tục đăng ký nhãn hiệu, hình thức nộp đơn đăng ký nhãn hiệu

Bước 1: Tra cứu nhãn hiệu, nộp hồ sơ và đóng lệ phí

Để việc nộp hồ sơ có thể được nộp nhanh chóng và mang tính chính xác cao không gặp phải các vấn đề như bị trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với nhãn hiệu khác đã đăng ký trước đó. Thì việc tra cứu nhãn hiệu, pháp luật không yêu cầu và không bắt buộc phải tra cứu nhãn hiệu trước khi nộp đơn, nhưng đây lại là một bước rất quan trọng để chắc chắn khả năng đăng ký của chủ đơn.

Có ba hình thức nộp đơn đó là nộp hồ sơ giấy trực tiếp, nộp trực tuyến hoặc nộp hồ sơ qua bưu điện.

• Nộp hồ sơ giấy hoặc nộp qua bưu điện thì chủ đơn có thể nộp đến một trong ba điểm tiếp nhận hồ sơ của Cục sở hữu trí tuệ đó là:
  Trụ sở Cục Sở hữu trí tuệ, địa chỉ: 386 Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.
• Văn phòng đại diện Cục Sở hữu trí tuệ tại thành phố Hồ Chí Minh, địa chỉ: Lầu 7, tòa nhà Hà Phan, 17/19 Tôn Thất Tùng, phường Phạm Ngũ Lão, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh.
• Văn phòng đại diện Cục Sở hữu trí tuệ tại thành phố Đà Nẵng, địa chỉ: Tầng 3, số 135 Minh Mạng, phường Khuê Mỹ, quận Ngũ Hành Sơn, thành phố Đà Nẵng.

Trường hợp chủ đơn nộp qua bưu điện thì chuyển tiền qua dịch vụ bưu điện, sau đó photo biên nhận chuyển tiền gửi kèm theo hồ sơ đăng ký nhãn hiệu đến các địa chỉ đã nêu trên.

Nộp hồ sơ trực tuyến thì phải đăng ký tài khoản trên hệ thống tiếp nhận đơn trên cổng thông tin Cục sở hữu trí tuệ và chủ đơn phải có chứng thư số hoặc chữ ký số. Sau đó Cục sở hữu trí tuệ sẽ duyệt tài khoản để chủ đơn có thể thực hiện các giao dịch đăng ký này và có thể thực hiện việc gửi đơn đăng ký nhãn hiệu, khi đã hoàn thành thì hệ thống sẽ gửi lại phiếu xác nhận hồ sơ nộp trực tuyến và nộp phí/lệ phí theo quy định. Trong trường hợp đơn đăng ký hoặc các khoản phí/lệ phí không đủ thì sẽ bị từ chối tiếp nhận.

Bước 2: Thẩm định hình thức

Căn cứ tại Điểm 13 Mục 1 Thông tư số 01/2007/TT-BKHCN hướng dẫn thi hành một số điều của Luật sở hữu trí tuệ về sở hữu công nghiệp được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 05/2013/TT-BKHCN quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Sở hữu trí tuệ về sở hữu quy định thì thời hạn thẩm định hình thức đơn là 01 tháng kể từ ngày nộp đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 119 của Luật Sở hữu trí tuệ.

Bước 3: Công bố đơn hợp lệ

Theo quy định tại Điểm 14 Mục 1 Thông tư 01/2007/TT-BKHCN được được sửa đổi bởi Khoản 13 Điều 1 Thông tư 16/2016/TT-BKHCN thì đơn Đăng ký Nhãn hiệu sẽ được công bố trong thời hạn 02 tháng kể từ ngày chấp nhận đơn hợp lệ.

Bước 4: Thẩm định nội dung

Theo quy định tại khoản 2 Điều 119 Luật Sở hữu trí tuệ thì đối với nhãn hiệu thì được thẩm định nội dung trong thời hạn 06 tháng.

Ngoài ra, quy định tại Điểm 15 Mục 1 Thông tư 01/2007/TT-BKHCN được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 05/2013/TT-BKHCN thì trường hợp người nộp đơn chủ động yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn, hoặc phản hồi thông báo của Cục Sở hữu trí tuệ thì thời hạn được kéo dài thêm 03 tháng đối với đăng ký nhãn hiệu.

Như vậy, thời gian thẩm định nội dung kéo dài trong thời hạn 09 tháng kể từ sau thời điểm công báo đơn.

Bước 5: Cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Sau 1 – 2 tháng kể từ ngày nộp đủ lệ phí cấp văn bằng, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ cấp giấy chứng nhận nhãn hiệu cho chủ sở hữu.
Vậy, theo luật định thì tổng thời gian đăng ký nhãn hiệu là: 13 -14 tháng tính từ ngày nộp đơn. Tuy nhiên, trên thực tế tổng thời gian cho việc đăng ký nhãn hiệu thường kéo dài từ 18 – 20 tháng kể từ khi nộp đơn, cũng có thể kéo dài từ 21 – 36 tháng phụ thuộc vào tình trạng đơn có phải thông báo sửa đổi, bổ sung, phản đối đơn, khiếu nại từ chối cấp văn bằng bảo hộ hay không.

7. Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu

Khi thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Nhãn hiệu không bắt buộc phải đồng nhất với tên thương mại, hay tên công ty, địa chỉ website của công ty. Tuy nhiên việc đặt đồng nhất với tên thương mại, tên công ty có thể dễ dàng lan tỏa thương hiệu của bạn đến khách hàng.

• Bảo hộ nhãn hiệu ở nước ta vẫn cho phép một nhãn hiệu đăng ký ở dạng đen – trắng có thể được sử dụng ở các dạng màu sắc khác nhau. Miễn sao vãn giữ nguyên được nội dung chữ/hình của nhãn hiệu và không xâm phạm quyền với nhãn hiệu đen – trắng hoặc màu của doanh nghiệp khác đã đăng ký.
• Nhãn hiệu hình (logo): Có thể đăng ký độc lập bảo hộ với tư cách là nhãn hiệu hoặc kết hợp với phần chữ của nhãn hiệu.
• Nhãn hiệu chữ: Đăng ký nhãn hiệu chữ chủ đơn đăng ký có thể lựa chọn hình thức của nhãn hiệu đăng ký theo các dạng sau:
• Dạng đăng ký nhãn hiệu chữ thứ nhất: Chỉ đơn thuần cấu tạo từ các chữ in hoặc chữ số dạng tiêu chuẩn và chỉ ở dạng màu đen – trắng đơn giản.
• Dạng đăng ký nhãn hiệu chữ thứ hai: Cấu tạo từ các từ ngữ, chứ cái, chữ số được cách điệu hoặc hình họa hóa hoặc chứa màu sắc.
• ​Cách mô tả nhãn hiệu trong tài khai đăng ký nhãn hiệu được quy định tại Điều 105 Luật sở hữu trí tuệ: “Mẫu nhãn hiệu phải được mô tả để làm rõ các yếu tố cấu thành của nhãn hiệu và ý nghĩa tổng thể của nhãn hiệu nếu có; nếu nhãn hiệu có từ, ngữ thuộc ngôn ngữ tượng hình thì từ, ngữ đó phải được phiên âm; nhãn hiệu có từ, ngữ bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt.”
• Theo quy định của Luật sở hữu trí tuệ và các điều ước quốc tế liên quan thì trong thời gian kể từ ngày nộp đơn đầu tiên đến ngày nộp đơn tại Việt Nam mà có chủ thể khác nộp đơn cho cùng đối tượng trong đơn đầu tiên thì đơn của người nộp đầu tiên vẫn được xem là có cùng ngày nộp đơn với ngày nộp đơn đầu tiên và được ưu tiên bảo hộ.
• Thiết kế nhãn hiệu đảm bảo tính độc lập, phán ánh được nét riêng của dịch vụ, hàng hóa bên mình và có sự khác biệt với nhãn hiệu đơn vị khác.
• Nhãn hiệu có thể kết hợp giữa chữ và hình.

Trên đây, Luật sư VCT vừa Hướng dẫn quy trình, thủ tục đăng ký nhãn hiệu chi tiết nhất. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, hãy liên hệ ngay Luật sư VCT để được tư vấn nhanh chóng nhất.