HƯỚNG DẪN CÁCH HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MỚI NHẤT

Trong thời đại số hóa ngày nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đôi khi có những trường hợp khi bạn cần hủy bỏ một hóa đơn điện tử, trên cơ sở đó, trong bài viết này, chúng ta sẽ đi vào chi tiết và hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử một cách đơn giản và hiệu quả, điều này sẽ giúp bạn có những kiến thức và tiết kiệm trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến tài chính và quản lý hóa đơn.

1. Hủy hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP năm 2020 sửa đổi, bổ sung năm 2022 thì hóa đơn điện tử được quy định cụ thể là:

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”

Đồng thời, căn cứ theo khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP năm 2020 sửa đổi, bổ sung năm 2022 thì hủy hóa đơn điện tử là:

“Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.”

Cần phân biệt giữa hủy hóa đơn, chứng từ và tiêu hủy hóa đơn, chứng từ căn cứ theo khoản 11 Điều này:

“a) Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

b) Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.”

2. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử

– Hóa đơn điện tử viết sai, đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP năm 2020 sửa đổi, bổ sung năm 2022:

“Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.”

– Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP năm 2020 sửa đổi, bổ sung năm 2022 sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn căn cứ theo điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC:

“Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.”

– Thời hạn hủy hóa đơn điện tử:

Doanh nghiệp cần lưu ý phải nộp thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (mẫu số 04/SS-HĐĐT) chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.

*Thực hiện tiêu hủy hóa đơn điện tử:

Căn cứ theo khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP năm 2020 sửa đổi, bổ sung năm 2022 quy định thực hiện tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế trong các trường hợp sau:

“Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.”

Lưu ý:

+ Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

+ Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Cách hủy hóa đơn điện tử

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót. Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã bị viết sai, nhưng bên bán chưa gửi cho bên mua thì phải thực hiện hủy hóa đơn. Cụ thể thủ tục hủy hóa đơn được quy định như sau:

Bước 1: Thực hiện thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP năm 2020 sửa đổi, bổ sung năm 2022 về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới

Ở bước này, kế toán thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử mới như bình thường, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Bước 3: Hủy hóa đơn đã thông báo sai sót

Sau khi đã thực hiện các bước trên, chọn hóa đơn có sai sót và chọn xóa/hủy bỏ hóa đơn này.

Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn

Để tránh rủi ro khi cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp nên lập biên bản xác nhận hủy bỏ hóa đơn với phía người mua.

Bước 5: Tra cứu

Để chắc chắn hóa đơn đã được hủy bỏ, doanh nghiệp kiểm tra xem đã nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế chưa, đồng thời truy cập trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để kiểm tra trạng thái hóa đơn đó để đảm bảo chắc chắn.

Trường hợp 2: Hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP năm 2020 sửa đổi, bổ sung năm 2022

Căn cứ theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP năm 2020 sửa đổi, bổ sung năm 2022 hướng dẫn về việc tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế thì trình tự, thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện như sau:

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn gồm:

– Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (trừ trường hợp Hộ, cá nhân kinh doanh);

– Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy;

Trong đó, phải ghi chi tiết các thông tin: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

– Biên bản tiêu hủy hóa đơn;

– Thông báo kết quả hủy hóa đơn (Theo quy định của Bộ Tài chính, thời điểm thông báo hủy hóa đơn điện tử phải được thực hiện trước thời hạn 24 giờ kể từ lúc khởi tạo hóa đơn. Việc thông báo này có thể được thực hiện thông qua các phương tiện như email, tin nhắn điện thoại hoặc các phương tiện truyền thông khác).

Thông báo kết quả hủy hóa đơn được làm theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP năm 2020 sửa đổi, bổ sung năm 2022.

Thủ tục tiêu hủy hóa đơn gồm các bước sau:

Bước 1: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (trừ Hộ, cá nhân kinh doanh).

Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.

Bước 2: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

Bước 3: Lập biên bản hủy hóa đơn.

Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Bước 4: Làm thông báo kết quả hủy hóa đơn

– Số lượng: 2 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp

– Thời hạn gửi thông báo kết quả: chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn.

Khi doanh nghiệp tiến hành hủy hóa đơn giấy phải tuân thủ theo quy định về thời hạn hủy hóa đơn được quy định tại khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP năm 2020 sửa đổi, bổ sung năm 2022:

– Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

– Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

4. Mức xử phạt khi vi phạm quy định về hủy hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định hủy, tiêu hủy hóa đơn như sau:

“1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;

b) Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;

c) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;

b) Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;

c) Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;

d) Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;

đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;

e) Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.”

Đồng thời, doanh nghiệp không nộp thông báo hóa đơn điện tử có sai sót mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế sẽ bị xử phạt từ cảnh cáo đến 15.000.000 đồng, chi tiết mức phạt theo từng hành vi được quy định cụ thể tại khoản 1 và khoản 5 Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

5. Dịch vụ tư vấn pháp luật về xuất hóa đơn

Luật Sư VCT (Công ty Luật TNHH Pháp lý AV Bình Dương) là một Công ty Luật chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý liên quan đến lĩnh vực xuất hóa đơn. Quý đối tác, Quý khách hàng có thể liên hệ với Luật sư VCT để sử dụng dịch vụ tư vấn liên quan đến xuất hóa đơn và các dịch vụ tư vấn khác.

Thứ nhất, tư vấn trực tuyến qua số điện thoại: Khách hàng có nhu cầu sẽ kết nối đến tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến miễn phí qua hotline: 0971.17.40.40 nếu khách hàng có nhu cầu tư vấn chi tiết hoặc tham khảo giá trước khi thực hiện dịch vụ.

Thứ hai, tư vấn qua email: Nếu quý khách không thể đến trực tiếp mà mà vẫn muốn nhận được ý kiến tư vấn của luật sư/chuyên gia pháp lý trong lĩnh vực tư vấn hóa đơn của Công ty Luật TNHH Pháp lý AV Bình Dương (Luật sư VCT) thì có thể gửi câu hỏi trong lĩnh vực qua email: Info@luatsuvct.com. Chúng tôi sẽ chủ động liên hệ lại dựa trên thông tin pháp lý mà khách hàng cung cấp để báo giá dịch vụ hoặc tư vấn miễn phí nếu đó là vấn đề pháp lý phổ thông trong lĩnh vực tư vấn pháp luật.

Thứ ba, tư vấn trực tiếp tại văn phòng: Đối với những vấn đề pháp lý phức tạp, Quý khách hàng có thể chủ động đặt lịch tư vấn trực tiếp tại trụ sở Công ty Luật TNHH Pháp lý AV Bình Dương (Luật sư VCT) tại địa chỉ: 530 Nguyễn Văn Trỗi, phường Phú Lợi, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương. Đội ngũ luật sư/Chuyên gia pháp lý trong lĩnh vực Tư vấn đầu tư sẽ nghiên cứu hồ sơ, yêu cầu và tư vấn, giải đáp trực tiếp những vướng mắc mà khách hàng gặp phải.

Xem thêm: Tư vấn Luật Doanh nghiệp

Xem thêm: Mức phạt cao nhất khi xuất hoá đơn sai thời điểm, cách xử lý

Xem thêm: Tài sản gắn liền với đất là gì? Quy định chi tiết hiện nay như thế nào

Trên đây là toàn bộ nội dung về chủ đề “HƯỚNG DẪN CÁCH HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MỚI NHẤT” mà Luật sư VCT muốn gửi đến quý khách hàng. Còn bất cứ vướng mắc nào, quý khách vui lòng liên hệ qua hotline: 0971.17.40.40 hoặc email: Info@luatsuvct.com để được hỗ trợ. Chúng tôi rất hân hạnh được hợp tác với quý khách.