HƯỚNG DẪN 8+ BƯỚC QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ MỜI THẦU MỚI NHẤT 2024

Việc lập hồ sơ mời thầu là một quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Với những thay đổi liên tục của Luật Đấu thầu, việc đảm bảo hồ sơ mời thầu của Quý khách hàng luôn cập nhật và chính xác là điều vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ hướng dẫn Quý khách hàng từng bước cụ thể trong quy trình lập hồ sơ mời thầu, giúp Quý khách hàng tự tin hơn trong quá trình thực hiện.

Hồ sơ mời thầu gồm những gì?

Theo Điều 44 Luật Đấu thầu 2023, hồ sơ mời thầu là căn cứ pháp lý quan trọng trong quá trình đấu thầu. Thành phần của hồ sơ mời thầu bao gồm:

1. Chỉ dẫn nhà thầu, tùy chọn mua thêm (nếu có);
2. Bảng dữ liệu đấu thầu;
3. Tiêu chuẩn đánh giá về tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu; năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu; kỹ thuật; tài chính, thương mại; uy tín của nhà thầu thông qua việc tham dự thầu, thực hiện các hợp đồng tương tự trước đó và chất lượng hàng hóa tương tự đã sử dụng.

Trường hợp sử dụng nhà thầu phụ đặc biệt, hồ sơ mời thầu phải nêu rõ phạm vi công việc và yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu phụ đặc biệt;

1. Biểu mẫu mời thầu và dự thầu;
2. Phạm vi cung cấp, yêu cầu về kỹ thuật, điều khoản tham chiếu;
3. Điều kiện và biểu mẫu hợp đồng;
4. Các hồ sơ, bản vẽ và nội dung khác (nếu có).

Hồ sơ mời thầu được nêu xuất xứ theo nhóm nước, vùng lãnh thổ. Tuy nhiên, hồ sơ mời thầu được quy định về xuất xứ, nhãn hiệu của hàng hóa nếu:

• Gói thầu thuộc quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 23 Luật Đấu thầu 2023 và đáp ứng đủ điều kiện áp dụng hình thức chỉ định thầu theo quy định tại khoản 3 Điều 23 Luật Đấu thầu 2023;
• Người có thẩm quyền quyết định áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, chào hàng cạnh tranh để lựa chọn nhà thầu.

Lưu ý: Hồ sơ mời thầu không được nêu bất cứ điều kiện nào nhằm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng.Trường hợp có các nội dung vi phạm thì các nội dung này sẽ bị coi là vô hiệu, không phải là căn cứ để đánh giá hồ sơ dự thầu.

Cách lập hồ sơ mời thầu

Quy trình lập hồ sơ mời thầu tuân theo Luật Đấu thầu 2023 và các văn bản hướng dẫn mới nhất. Cụ thể:

Bước 1: Chuẩn bị 

Bên mời đầu tư cần thực hiện các công việc sau:

• Xác định loại gói thầu: Xác định chính xác loại gói thầu dựa trên giá trị, lĩnh vực và tính chất của hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình
• Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu: Xác định rõ hình thức, phương thức lựa chọn, dự toán kinh phí, thời gian thực hiện…
• Trong trường hợp cần thiết, thành lập Ban chỉ đạo lựa chọn nhà thầu thực hiện công việc giám sát và chỉ đạo các hoạt động.

Bước 2: Xác định hình thức và phương thức đấu thầu. 

Tuỳ trường hợp, bên mời thầu lựa chọn 1 trong 9 hình thức đấu thầu được quy định tại Điều 20 Luật Đấu thầu 2023.

Phương thức lựa chọn nhà thầu có thể là một giai đoạn một túi hồ sơ, một giai đoạn hai túi hồ sơ, hai giai đoạn một túi hồ sơ hoặc hai giai đoạn hai túi hồ sơ. Bên mời thầu cũng cần quyết định việc đấu thầu qua mạng hoặc không qua mạng.

Bước 3: Xác định các mẫu hồ sơ mời thầu

Căn cứ Thông tư 06/2024/TT-BKHĐT, bên mời thầu chuẩn bị các mẫu hồ sơ tương ứng với gói thầu như:

• Mẫu hồ sơ mời thầu cung cấp dịch vụ tư vấn;
• Mẫu hồ sơ mời thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn;
• Mẫu hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hoá (trừ thuốc);
• Mẫu hồ sơ mời thầu xây lắp .

Sau khi soạn thảo, hồ sơ mời thầu cần được ký số bằng chữ ký số công cộng của bên mời thầu.

Bước 4: Xây dựng các yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm 

Để xác định các yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, bên mời thầu căn cứ vào tính chất của gói thầu và các quy định tại Nghị định 24/2024/NĐ-CP.

Bước 5: Xây dựng các yêu cầu về năng lực thực hiện hợp đồng tương tự

Hợp đồng tương tự đóng vai trò then chốt đối với các gói thầu xây lắp, mua sắm hàng hóa, phi tư vấn, hỗn hợp (đối với gói tư vấn thì thường dùng để chấm điểm), do đó việc xác định hợp đồng tương tự để đưa vào hồ sơ mời thầu cần phải thực hiện cẩn thận, đảm bảo nguyên tắc “Tuyệt đối không đưa ra các nội dung mang tính định hướng, tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu hoặc cản trở sự tham gia của nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng; không đưa ra các tiêu chí đánh giá có tính chất cục bộ, địa phương mà chỉ nhà thầu tại địa phương đó mới đáp ứng được”

Bước 6: Xây dựng các yếu tố kỹ thuật

Căn cứ vào tính đặc thù của từng gói thầu để xác định các yêu cầu về kỹ thuật, ví dụ:

• Gói tư vấn: Phạm vi công việc tư vấn gồm những gì
• Gói xây lắp: Yêu cầu kỹ thuật xây lắp những gì, nhân sự, thiết bị thi công như thế nào, xác định tiên lượng mời thầu theo dự toán được duyệt
• Gói mua sắm hàng hóa: Yêu cầu kỹ thuật đối với hàng hóa cần những gì, tiêu chuẩn ra sao.

Bước 7: Xây dựng yêu cầu về giải pháp và phương pháp luận

Đưa ra các yêu cầu về giải pháp và phương pháp luận để nhà thầu có cơ sở trình bày hiểu biết và các đề xuất của mình đối với gói thầu

Bước 8: Xây dựng yêu cầu về tài chính, thương mại

Yếu tố về tài chính: Cần xác định rõ các mức tạm ứng, bảo lãnh hợp đồng, thu hồi tạm ứng, thanh toán giai đoạn, thanh toán hoàn thành, bảo lãnh bảo hành để các nhà thầu có cơ sở chào trên một mặt bằng chung…

Điều kiện thương mại: Cần xác định rõ các vấn đề như điều kiện giao hàng, tiến độ giao, địa điểm cung cấp dịch vụ hoặc lắp đặt hàng hóa… từ đó các nhà thầu mới có thể chào giá dự thầu một cách chính xác.

Quy trình lập hồ sơ mời thầu cần lưu ý gì?

Khi tiến hành quy trình lập hồ sơ mời thầu, bên mời thầu cần chú ý những điểm sau đây:

• Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu

Hồ sơ mời thầu cần cung cấp đầy đủ và chi tiết mọi thông tin cần thiết để nhà thầu có thể chuẩn bị hồ sơ dự thầu một cách phù hợp và chính xác. Việc mô tả chi tiết về hàng hóa và dịch vụ cần đấu thầu không chỉ giúp nhà thầu dễ dàng chuẩn bị hồ sơ dự thầu mà còn tạo thuận lợi cho quá trình đánh giá và xét thầu sau này

• Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu

Khi bên mời thầu công bố rõ các phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và tiêu chí lựa chọn nhà thầu, điều này sẽ giúp các nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và đề xuất phù hợp, từ đó nâng cao cơ hội trúng thầu. Quá trình đánh giá, so sánh và xếp loại hồ sơ dự thầu có thể do bên mời thầu thực hiện, tuy nhiên thường cần có sự hỗ trợ từ các tổ chức tư vấn và chuyên gia. Việc này phải được hoàn thành trong thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu.

• Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu

Bên mời thầu có trách nhiệm chỉ dẫn cho bên dự thầu về các điều kiện dự thầu, các thủ tục được áp dụng trong quá trình đấu thầu và giải đáp các câu hỏi của bên dự thầu.

Dịch vụ hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu

Luật Sư VCT là một Công ty Luật chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý liên quan đến lĩnh vực tư vấn pháp luật về quy trình lập hồ sơ mời thầu. Dịch vụ gồm:

• Tư vấn quy định lập hồ sơ mời thầu;
• Tư vấn quy trình lập hồ sơ mời thầu;
• Tư vấn thành phần hồ sơ mời thầu;
• Hướng dẫn cách lập hồ sơ mời thầu;
• Hỗ trợ thực hiện quy trình lập hồ sơ mời thầu.

Quý đối tác, Quý khách hàng có thể liên hệ với Luật sư VCT để sử dụng dịch vụ hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu và các dịch vụ tư vấn khác thông qua các phương thức sau:

Thứ nhất, tư vấn trực tuyến qua số điện thoại: Khách hàng có nhu cầu sẽ kết nối đến tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến miễn phí qua hotline: 0971.17.40.40 nếu khách hàng có nhu cầu tư vấn chi tiết hoặc tham khảo giá trước khi thực hiện dịch vụ.

Thứ hai, tư vấn qua email: Nếu quý khách không thể đến trực tiếp mà mà vẫn muốn nhận được ý kiến tư vấn của luật sư/chuyên gia pháp lý trong lĩnh vực tư vấn đầu tư của Luật sư VCT thì có thể gửi câu hỏi trong lĩnh vực qua email: Info@luatsuvct.com. Chúng tôi sẽ chủ động liên hệ lại dựa trên thông tin pháp lý mà khách hàng cung cấp để báo giá dịch vụ hoặc tư vấn miễn phí nếu đó là vấn đề pháp lý phổ thông trong lĩnh vực tư vấn pháp luật.

Thứ ba, tư vấn trực tiếp tại văn phòng: Đối với những vấn đề pháp lý phức tạp, Quý khách hàng có thể chủ động đặt lịch tư vấn trực tiếp tại trụ sở Luật sư VCT tại địa chỉ: 530 Nguyễn Văn Trỗi, phường Phú Lợi, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương. Đội ngũ luật sư/Chuyên gia pháp lý trong lĩnh vực Tư vấn đầu tư sẽ nghiên cứu hồ sơ, yêu cầu và tư vấn, giải đáp trực tiếp những vướng mắc mà khách hàng gặp phải.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân [NEW] 2024

>>> Xem thêm: Thửa đất là gì? Nội dung thửa đất được ghi như thế nào 2024