THỦ TỤC THÀNH LẬP ĐĂNG KÝ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

Hiện nay trước sự mở cửa và hòa nhập của đất nước, pháp luật nước ta cũng cho phép các công ty nước ngoài thành có nhu cầu đầu tư, sản xuất kinh doanh. Để hạn chế rủi ro trong đầu tư, nhà đầu tư thường có xu hướng lập hoặc mở văn phòng đại diện tại Việt Nam để có bắt thông tin, nhu cầu tiêu dùng cũng như tiếp cận thị trường trước khi đầu tư thành lập doanh nghiệp để sản xuất kinh doanh. Trong phạm vi bài viết này Luật sư VCT xin gửi đến quý đọc giả bài viết với tiêu đề “Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài”  nhằm đem lại những thông tin căn bản để quý vị có thể nắm được.

1. Văn phòng đại diện là gì?

 Chúng ta có thể hiểu Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

2. Chức năng của văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân.

3. Thẩm quyền cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Theo quy định tại Nghị định này, Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Nghị định cũng quy định một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Thẩm quyền cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam bao gồm các cơ quan sau:

(i)  Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

  (ii) Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

4. Các điều kiện Để được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Để được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau:

– Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

Trong trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

 Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

5. Hồ sơ xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại điện cho công ty nước ngoài

5.1 Hồ sơ xin cấp phép.

Hồ sơ 01 bộ bao gồm:

–  Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

–  Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

–  Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

–  Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

–  Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

–  Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

– Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

– Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định; 

5.2 Hồ sơ người đứng đầu văn phòng đại diện là người nước ngoài.

 Tài liệu quy định tại Điểm b, Điểm c, Điểm d và Điểm đ (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) Khoản 1 phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

5.3 Mức thu lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

– Cấp mới: 3.000.000 (ba triệu) đồng/giấy phép;

– Cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn: 1.500.000 (một triệu năm trăm nghìn) đồng/giấy phép.

Lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thu bằng Đồng Việt Nam (VNĐ).

6. Các trường hợp không cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài .

– Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định  đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện; 

– Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện;

-Việc thành lập Văn phòng đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng; 

– Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Những chú ý khi thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài

7. Đặt tên,  địa chỉ trụ, bộ máy quản lý và người đứng đầu cho văn phòng đại diện.

7.1. Về đặt tên văn phòng đại diện: 

– Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

– Tên Văn phòng đại diện phải mang tên thương nhân nước ngoài kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

– Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện . Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.

7.2. Về việc đặt địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện:  

Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật và Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

7.3. Bộ máy quản lý của Văn phòng đại diện sau khi thành lập: 

Bộ máy quản lý và nhân sự của Văn phòng đại diện do thương nhân nước ngoài quyết định;  Việc sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện phải thực hiện theo quy định pháp luật về lao động và phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

7.4. Quy định về người đứng đầu văn phòng đại diện

1. Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện  trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
2. Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
3. Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
4. Trường hợp hết thời hạn ủy quyền mà người đứng đầu Văn phòng đại diện chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu Văn phòng đại diện trở lại làm việc tại Văn phòng đại diện hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
5. Trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự thì thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện
6. Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

– Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

– Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

– Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

– Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

7. Trong trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

8. Dịch vụ thành lập Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài của Luật sư VCT.

– Tư vấn cho khách hàng các thông tin liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài ;

– Tiếp nhận thông tin từ khách hàng về thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài;

– Soạn thảo hồ sơ liên quan đến thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài;

– Nộp hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài;

– Thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài;

– Nhận và bàn giao kết quả cho khách hàng sau khi thực hiện xong thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài;

– Tư vấn các vấn đề liên quan sau khi thực hiện xong thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài.