QUY ĐỊNH VỀ CHỐT SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG NĂM 2025

Chốt sổ bảo hiểm xã hội là thủ tục quan trọng khi người lao động kết thúc hợp đồng lao động. Quý khách hàng cần hiểu rõ quy định về chốt sổ bảo hiểm xã hội để tránh những sai sót trong việc thực hiện. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho Quý khách hàng thông tin chi tiết về vấn đề này.

Người lao động có thể tự thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội không?

Tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau: “Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động”.

Bên cạnh đó, tại khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Theo đó, trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động thuộc về người sử dụng lao động. Pháp luật không có quy định cụ thể về thời hạn người sử dụng lao động phải chốt sổ bảo hiểm xã hội, thực tế thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội thường kéo dài từ 15 – 30 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động.

Như đã nêu trên thì người lao động không thể tự mình thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội. Trường hợp người sử dụng lao động cố tình không thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội thì người lao động có quyền khiếu nại tới Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính.

Quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động

Để tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, người sử dụng lao động thực hiện theo các bước sau: 

Bước 1. Thực hiện báo giảm lao động 

Người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ gồm:

1. Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 600a;
2. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo Mẫu D02-LT ban hành kèm theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH.

Sau khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ giấy tờ nêu trên, người sử dụng lao động nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính;
• Nộp thông qua bưu điện;
• Nộp trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam.

Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ giải quyết hồ sơ.

Bước 2. Tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội

Người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ gồm các tài liệu, giấy tờ sau:

1. Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620;
2. Tờ bìa sổ bảo hiểm xã hội;
3. Các tờ rời của sổ (nếu có).

Nộp hồ sơ theo một trong các hình thức sau:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính;
• Nộp thông qua bưu điện.

Trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ trả sổ BHXH và tờ rời (nếu có) cho người lao động.

Mức xử phạt khi không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động

Tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định: “Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: … không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; không cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo một trong các mức sau đây:

• Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

• Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

• Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

• Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

• Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên”.

Theo đó, mức phạt tiền đối với hành vi người sử dụng lao động không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động là từ 1.000.000 đồng – 20.000.000 đồng. Lưu ý đây là mức phạt tiền áp dụng đối với người sử dụng lao động là cá nhân, trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức thì mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt nêu trên theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Dịch vụ tư vấn chốt sổ bảo hiểm xã hội

Luật Sư VCT chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn chốt sổ bảo hiểm xã hội. Dịch vụ nhằm hỗ trợ người lao động hoặc người sử dụng lao động trong quá trình hoàn tất thủ tục chốt sổ BHXH khi chấm dứt hợp đồng lao động. Dịch vụ gồm:

• Tư vấn điều kiện để chốt được sổ bảo hiểm xã hội;
• Tư vấn trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động;
• Tư vấn quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội;
• Tư vấn hướng xử lý khi người sử dụng lao động không chốt sổ bảo hiểm xã hội;
• Hỗ trợ quý khách hàng giải quyết tranh chấp.

Quý đối tác, Quý khách hàng có thể liên hệ với Luật sư VCT để sử dụng dịch vụ tư vấn chốt sổ bảo hiểm xã hội và các dịch vụ tư vấn khác.

Thứ nhất, tư vấn trực tuyến qua số điện thoại: Khách hàng có nhu cầu sẽ kết nối đến tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến miễn phí qua hotline: 0971.17.40.40 nếu khách hàng có nhu cầu tư vấn chi tiết hoặc tham khảo giá trước khi thực hiện dịch vụ.

Thứ hai, tư vấn qua email: Nếu quý khách không thể đến trực tiếp mà mà vẫn muốn nhận được ý kiến tư vấn của luật sư/chuyên gia pháp lý trong lĩnh vực tư vấn pháp luật về đất đai của Luật sư VCT thì có thể gửi câu hỏi trong lĩnh vực qua email: Info@luatsuvct.com.Chúng tôi sẽ chủ động liên hệ lại dựa trên thông tin pháp lý mà khách hàng cung cấp để báo giá dịch vụ hoặc tư vấn miễn phí nếu đó là vấn đề pháp lý phổ thông trong lĩnh vực tư vấn pháp luật.

Thứ ba, tư vấn trực tiếp tại văn phòng: Đối với những vấn đề pháp lý phức tạp, Quý khách hàng có thể chủ động đặt lịch tư vấn trực tiếp tại trụ sở Luật sư VCT tại địa chỉ: 530 Nguyễn Văn Trỗi, phường Phú Lợi, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương.

Đội ngũ luật sư/Chuyên gia pháp lý trong lĩnh vực Tư vấn đầu tư sẽ nghiên cứu hồ sơ, yêu cầu và tư vấn, giải đáp trực tiếp những vướng mắc mà khách hàng gặp phải.

Trên đây là toàn bộ nội dung về chủ đề “QUY ĐỊNH VỀ CHỐT SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG NĂM 2025” mà Luật sư VCT muốn gửi đến quý khách hàng. Còn bất cứ vướng mắc nào, quý khách vui lòng liên hệ qua hotline: 0971.17.40.40 hoặc email: Info@luatsuvct.com để được hỗ trợ. Chúng tôi rất hân hạnh được hợp tác với quý khách.

>>> Xem thêm: Quy trình xử lý kỷ luật sa thải người lao động hợp pháp

>>> Xem thêm: Những quy định về hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất