THỦ TỤC, HỒ SƠ ĐĂNG KÝ MẪU DẤU CÔNG TY 2025, HƯỚNG DẪN TỪ A-Z

Đăng ký mẫu dấu công ty là một bước quan trọng sau khi đăng ký thành lập doanh nghiệp và trước khi đưa doanh nghiệp vào hoạt động. Vậy thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty như thế nào? Trong bài viết hôm nay, Luật sư VCT sẽ phân tích các quy định liên quan đến Thủ tục, hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty: Hướng dẫn từ A-Z chi tiết nhất.

1. Đăng ký mẫu dấu công ty là gì?

Con dấu của doanh nghiệp có vai trò tương tự như chữ ký của cá nhân. Con dấu của doanh nghiệp được sử dụng để đóng vào các giấy tờ, tài liệu do doanh nghiệp phát hành hoặc thể hiện ý chí của doanh nghiệp.

Để sở hữu con dấu, doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký mẫu dấu công ty. Trong đó, doanh nghiệp cần thông báo mẫu dấu mà doanh nghiệp sử dụng sau khi mới thành lập hoặc khi có bất kỳ sự điều chỉnh thông tin nào trên mẫu dấu đó. Thủ tục này phải được thực hiện với cơ quan đăng ký mẫu dấu theo quy định của Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

2. Điều kiện để sử dụng con dấu

Theo Điều 43 của Luật Doanh nghiệp 2020, quy định rằng trước khi thực hiện việc sử dụng, thay đổi hoặc hủy mẫu con dấu, cũng như thay đổi số lượng con dấu của công ty, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần gửi thông báo tới Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa phương nơi doanh nghiệp, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện có trụ sở để thông báo về việc này trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo cần bao gồm:

• Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
• Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu

Các cơ quan tổ chức sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải nằm trong các trường hợp được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Lưu ý: Những điều cấm về con dấu:

• Ngoài việc bảo đảm về quyền sở hữu trí tuệ, những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây không được sử dụng khi làm mẫu dấu:
• Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
  Hình ảnh, biểu tượng, tên quốc gia, tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội…
  Ngôn ngữ, ký hiệu, hình ảnh vi phạm lịch sử, đạo đức, văn hoá và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

3. Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu công ty

Theo quy định tại Phần II Công văn số 579/BCA-C06 cấp ngày 25/02/2025 quy định về đăng ký mẫu con dấu, thu hồi con dấu khi sắp xếp tổ chức bộ máy, cụ thể như sau:

• Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới (quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 Điều 13 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP), cụ thể:
  – Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.
  – Đối với cơ quan có chức năng quản lý nhà nước, cơ quan chuyên môn: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.
  – Tổ chức sự nghiệp, hồ sơ gồm: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền; Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.
  – Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, hồ sơ gồm: Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền; Điều lệ hoạt động của tổ chức đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

• Hồ sơ đăng ký lại mẫu con dấu (quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP và điểm b khoản 6 Điều 2 Nghị định số 56/2023/NĐ-CP ngày 24/7/2023 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 96/2016/NĐ-CP, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, Nghị định số 137/2020/NĐ-CP), cụ thể:
  – Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và người được cử liên hệ nộp hồ sơ; Quyết định thay đổi về tổ chức, đổi tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước của cơ quan có thẩm quyền.

4. Hình thức nộp hồ sơ, thủ tục đăng ký mẫu con dấu

Hiện nay, theo quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định số 56/2023/NĐ-CP, có thể nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty thông qua 03 hình thức sau:

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP theo một trong các hình thức sau:
– Nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;
– Nộp qua dịch vụ bưu chính công ích;
– Nộp qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Công an (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật).

4.1. Thủ tục đăng ký mẫu con dấu công ty trực tiếp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty

Mẫu hồ sơ bao gồm những giấy tờ sau:

• Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp
• Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của doanh nghiệp
• Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp (trường hợp doanh nghiệp đăng ký mẫu dấu mới).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty

• Doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Hồ sơ sẽ được Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận nếu đạt đủ điều kiện.

Bước 3: Nhận kết quả đăng ký mẫu dấu công ty

• Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Thông báo việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu trước đó của doanh nghiệp sẽ hết hiệu lực nếu doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu mới.

Xem thêm:

• Công ty cổ phần là gì? Điều kiện, thủ tục thành lập
• Hướng dẫn thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh nhà trọ

4.2. Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty qua mạng điện tử

Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp

• Tạo tài khoản trên cổng thông tin để đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
• Truy cập vào cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn.

Bước 2: Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu

Hồ sơ thông báo mẫu dấu được thực hiện theo các bước, thứ tự như sau:

• Chọn phương thức nộp hồ sơ
• Chọn lại hình đăng ký trực tuyến
• Tìm kiếm doanh nghiệp/ĐVTT để tiến hành đăng ký thay đổi
• Chọn loại đăng ký thay đổi: Thông báo mẫu dấu
• Chọn loại giấy tờ nộp qua mạng điện tử
• Xác nhận thông tin đăng ký

Bước 3: Kê khai thông tin trong hồ sơ thông báo mẫu dấu

• Nhập thông tin mẫu dấu: Loại thông báo, ngày có hiệu lực, số lượng con dấu, Ghi chú (nếu có)
• Điền thông tin về Người ký. Để ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người ký phải sử dụng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.
• Nhập thông tin Chức danh của cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ tại phần “Chức danh”
• Nhập thông tin Người liên hệ để nhận thông tin về tình trạng xử lý hồ sơ.

Bước 4: Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dấu

Các văn bản đính kèm là các hồ sơ tại mục 2 vừa đề cập nêu trên.

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty

• Sau khi điền đầy đủ thông tin người đăng ký nhấn nút “Chuẩn bị”.
• Nhập̣ mã xác nhậṇ hiển thi ̣trên màn hình.
• Bên dưới đoạn mã xác nhận sẽ hiển thị tên phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ.
• Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo đỏ nếu hồ sơ vẫn còn thiếu thông tin.Người đăng ký cần bổ sung  thông tin đầy đủ theo đúng và đủ các tiêu chí đã hướng dẫn ở phần trên.

Bước 6: Ký số, xác nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

• Người ký số được chỉ định tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
• Người chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ nhấn nút “Ký số” để tiến hành ký số.
• Cắm USN token vào ổ cắm USB của máy tính;
• Chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”;
• Nhấn nút [Xác nhận];
• Máy tính sẽ tự động chạy chương trình để nhận dạng chữ ký số công cộng. Người đăng ký chọn chữ ký số công cộng dùng để ký lên hồ sơ;
• Nhấn nút [Ký số];
• Nhập mã PIN;
• Khi hệ thống thông báo việc ký số thành công, nhấn nút [Đóng].

Bước 7: Nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh

• Nếu được tiếp nhận thành công, hồ sơ người nộp sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi”
• Khi hồ sơ đã được nộp thành công, hệ thống hiển thị hai bản in trên tài khoản.

Bước 8: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty

• Hồ sơ có thể được tại bất kỳ thời điểm nào. Nếu có sai sót hoặc nhầm lẫn có thể tiến hành sửa chữa bổ sung.
• Hồ sơ được ký sẽ được tự động tiếp nhận vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Bước 9: Nhận kết quả đăng ký mẫu dấu công ty

• Hồ sơ được coi là hợp sẽ được thông báo qua email tại địa chỉ email đã đăng ký trụ sở của doanh nghiệp khi hồ sơ đăng ký qua mạng hợp lệ.

Trên đây, Luật sư VCT vừa phân tích các Thủ tục, hồ sơ đăng ký mẫu dấu công ty: Hướng dẫn từ A-Z. Hy vọng đã mang đến bạn những thông tin hữu ích. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, hãy liên hệ Luật sư VCT để được tư vấn chi tiết nhất nhé!

Xem thêm: “Dịch vụ đăng ký thành lập doanh nghiệp” của Luật sư VCT