HỒ SƠ, THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN NĂM 2024

Hiện nay trước sự mở cửa và hòa nhập của đất nước, pháp luật nước ta cũng cho phép các công ty nước ngoài thành có nhu cầu đầu tư, sản xuất kinh doanh. Để hạn chế rủi ro trong đầu tư, nhà đầu tư thường có xu hướng thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam để có bắt thông tin, nhu cầu tiêu dùng cũng như tiếp cận thị trường trước khi đầu tư thành lập doanh nghiệp để sản xuất kinh doanh.

Trong phạm vi bài viết này Luật sư VCT xin gửi đến quý đọc giả bài viết với tiêu đề “Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện” nhằm đem lại những thông tin căn bản để quý vị có thể nắm được.

1. Văn phòng đại diện là gì?

Chúng ta có thể hiểu Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

2. Chức năng của văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân.

3. Thẩm quyền cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Theo quy định tại Nghị định này, Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Nghị định cũng quy định một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Thẩm quyền cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam bao gồm các cơ quan sau:

(i)  Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

  (ii) Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

4. Các điều kiện Để được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Để được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

Trong trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

 Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

5. Quy trình cụ thể thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Bước đầu tiên để thành lập VPDD là đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh của quốc gia hoặc khu vực mà bạn muốn hoạt động.

Bước 2: Sau khi đăng ký kinh doanh, bạn cần tìm một địa điểm phù hợp để mở văn phòng đại diện và thực hiện các thủ tục thuê văn phòng.

Bước 3: Bạn cần đăng ký thuế với cơ quan thuế của quốc gia hoặc khu vực mà bạn muốn hoạt động để được cấp mã số thuế.

Bước 4: Bạn cần đăng ký với các cơ quan chức năng như bộ công thương, bộ ngoại giao hoặc các cơ quan tài chính để được cấp giấy phép hoạt động.

Bước 5: Bạn cần lập hồ sơ đăng ký VPDD và gửi đến cơ quan chức năng quản lý đăng ký VPDD để được cấp giấy phép.

Bước 6: Sau khi nộp hồ sơ đăng ký, bạn cần chờ cơ quan chức năng xét duyệt và cấp giấy phép hoạt động.

Bước 7: Sau khi được cấp giấy phép, bạn cần thực hiện các thủ tục khác như đăng ký với các cơ quan chức năng khác để hoạt động hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu pháp luật.

Tùy theo quy định của từng quốc gia hoặc khu vực, quy trình thành lập VPDD có thể có thêm hoặc bớt bước thủ tục. Do đó, bạn nên tìm hiểu kỹ quy định của quốc gia hoặc khu vực mà bạn muốn hoạt động để chuẩn bị và thực hiện các thủ tục thành lập VPDD đầy đủ và chính xác.

6. Ưu nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện

6.1 Ưu điểm của việc thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài, là loại thuế mà mức thuế doanh nghiệp phải đóng hàng năm dựa vào vốn điều lệ được ghi trên giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp

Văn phòng đại diện tạo tính tiện lợi trong giao tiếp, làm việc với khách hàng so với công ty bởi dễ dàng thành lập và có thể có mặt ở mọi nơi, trong một khu vực địa lý nhất định

Văn phòng đại diện có thể có thêm một địa điểm thuận lợi hơn để trưng bày, bày bán sản phẩm, đưa sản phẩm đến gần với khách hàng cũng như quảng bá ra công chúng

6.2 Nhược điểm của việc thành lập văn phòng đại diện

Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm được kể đến trên thì văn phòng đại diện cũng có một số nhược điểm như:

Văn phòng đại diện chỉ có chức năng quảng bá, tiếp thị, đại diện cho hoạt động của doanh nghiệp mà không có chức năng kinh doanh, là việc sử dụng những phương pháp, hình thức và phương tiện mà chủ thể sử dụng để thực hiện các hoạt động kinh tế của mình (bao gồm quá trình đầu tư, sản xuất) trên cơ sở vận dụng quy luật giá trị cùng với các quy luật khác, nhằm đạt mục tiêu sinh lời tối đa

Văn phòng đại diện không có chức năng ký kết hợp đồng cũng như mua bán sản phẩm mà phải thông qua các quyết định của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp được chính doanh nghiệp chủ quản ủy quyền, điều lệ quy định. Thông thường, văn phòng đại diện chỉ được giới thiệu sản phẩm mà không được mua bán trực tiếp

7. Các loại thuế có liên quan đến văn phòng đại diện 

7.1 Thuế môn bài khi thành lập Văn phòng Đại diện

Nếu văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp thuế môn bài còn không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp thuế môn bài.

Điều 2 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP quy định người nộp lệ phí môn bài như sau:

Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này, bao gồm:

1. Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật

[…]

6. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có) […]

Tức là văn phòng đại diện của doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp thuế môn bài. Thêm vào đó, khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 quy định:

2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Theo đó, việc nộp lệ phí môn bài của văn phòng đại diện được chia thành 02 trường hợp:

• Nếu văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài;
• Nếu văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.

Theo điểm c khoản 1 Điều 4 Thông tư 302/2016/TT-BTC, mức thu lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện là 01 triệu/năm (trường hợp thành lập vào 06 tháng cuối năm thì nộp 50% mức lệ phí môn bài của cả năm).

7.2 Thuế GTGT 

Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh mà chỉ mang tính chất đại diện cho doanh nghiệp thì không phát sinh nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng (GTGT) .

Tại Điều 3, Điều 4 Luật Thuế GTGT quy định như sau:

Điều 3. Đối tượng chịu thuế

Hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh và tiêu dùng ở Việt Nam là đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng, trừ các đối tượng quy định tại Điều 5 của Luật này.

Điều 4. Người nộp thuế

Người nộp thuế giá trị gia tăng là tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng (sau đây gọi là cơ sở kinh doanh) và tổ chức, cá nhân nhập khẩu hàng hóa chịu thuế giá trị gia tăng (sau đây gọi là người nhập khẩu).

Mà văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền, không có chức năng kinh doanh, nên không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT.

Văn phòng đại diện không thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh, không phát sinh doanh thu nên không cần thực hiện thủ tục kê khai thuế mà công ty sẽ thực hiện kê khai tập trung tại trụ sở chính.

Các chi phí đầu vào liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện thì công ty được kê khai, khấu trừ thuế GTGT nếu đáp ứng các điều kiện về khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.

Xem thêm:

• Công ty cổ phần là gì? Điều kiện, thủ tục thành lập 2024
• Hướng dẫn thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh nhà trọ 2024

7.3 Thuế TNCN

Nếu văn phòng đại diện không ký hợp đồng lao động, không trả lương cho người lao động thì văn phòng đại diện không phải kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Khoản 3 Điều 19 Thông tư 80/2021/TT- BTC quy định:

 Khai thuế, nộp thuế:

a) Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công:

a.1) Người nộp thuế chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động làm việc tại đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh tại tỉnh khác với nơi có trụ sở chính, thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công theo quy định và nộp hồ sơ khai thuế theo mẫu số 05/KK-TNCN, phụ lục bảng xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp cho các địa phương được hưởng nguồn thu theo mẫu số 05-1/PBT-KK-TNCN ban hành kèm theo phụ lục II Thông tư này cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp; nộp số thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công vào ngân sách nhà nước cho từng tỉnh nơi người lao động làm việc theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Thông tư này. Số thuế thu nhập cá nhân xác định cho từng tỉnh theo tháng hoặc quý tương ứng với kỳ khai thuế thu nhập cá nhân và không xác định lại khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Theo đó, trường hợp văn phòng đại diện không ký hợp đồng lao động, không trả lương cho người lao động mà doanh nghiệp ký hợp đồng lao động và chi trả toàn bộ tiền lương, tiền công của nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện thì văn phòng đại diện không phải kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm khấu trừ, kê khai nộp thuế TNCN theo quy định.

Khi Công ty trực tiếp ký hợp đồng lao động và chi trả cho người lao động làm việc tại Văn phòng đại diện thì công ty có trách nhiệm kê khai khấu trừ, nộp thuế thu nhập cá nhân tập trung tại công ty.

Trên đây là giải đáp về việc “Hồ sơ, thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện” và các loại thuế liên quan đến Văn phòng Đại diện. Nếu có bất kỳ vướng mắc gì, hãy liên hệ ngay với Luật sư VCT để được tư vấn chi tiết nhất nhé!